第3步： 矩阵——文件的根基

　　是什么

　　前面我谈到过矩阵，我们把它看作中心、焦点、所有要点的集合处，或者我们还可以把它比喻成从头到尾指引项目的指南针。通过后面的阐释你会明白，矩阵的创建是在你和团队的对话中实现的，矩阵是一页纸项目管理的基础，它连接了项目的所有基本元素，并将这些元素传递给读者们(见表5.3)。

　　怎样做

　　这一步所要做的就是集合你的团队共同探讨怎样处理项目。你要向他们进行项目综述，再大致地讨论一下矩阵的各个方面，包括目标、主要项目任务、目标日期和预算等。无可否认，矩阵和一页纸项目管理是研究项目的一种便捷之道，但这一页纸还有另一个强处——它不是面面俱到，而只是将最有趣、最有价值的东西用最快捷、最简单的方式展示给上层管理者，这就是它的力量所在，矩阵就是一页纸项目管理里最重要的步骤集中的地方。

　　第三步中，项目管理者指导每位队员怎样使用这一页纸，在和同伴们共同完成这12个步骤的过程中，你会发现团队的凝聚力增强了，你的能力和自信也会随着项目的成功完成而提高。第4步：项目目标

　　是什么

　　现在，队员们已各就各位，大家开始细分项目目标了。按项目管理行话的说法，它们被称作子目标，因为它们附属于整体目标（例如建楼或者降低应收账款）（见图5.2）。科兹纳认为项目目标的特征有：

　　-具体而非笼统。

　　-不过度复杂。

　　-具备可测量性，切实性，可验证性。

　　-程度适当，有挑战性。

　　-现实可行。

　　-资源范围内。

　　-与有效资源或预测资源一致。

　　-与组织规划、方针及程序一致。

　　图5.2项目基本元素——目标

　　在表5.4中，项目管理者制定的这一页纸的左边（第55页）用粗线标出的地方是目标。在第50页填好的纸上这些目标是：完成修建（一栋楼房的修建结束），系统操作（大楼里所有系统都按指定方式运转），人员部署（所有即将在分配中心工作的人已到位并接受了新设备操作训练，准备步入正轨）。

　　怎样做

　　你需要把项目分成三到四个子目标，就像要求负责人数目和使用项目管理者的一页纸一样，我们提倡简洁。在泰纳公司所修建的1 000万美元的自动化分配中心只有三个子目标。

　　你要问问自己和队员们：项目最重要的是什么？是按时吗？是降低成本吗？要做好项目你所真正需要的是什么？

　　每一个有能力的项目管理者都懂得他或她要会平衡这些相互依赖的项目变数。一个项目的三个变量或者说三约束是：

　　1． 时间：它指的是完成项目所涉及到的各个步骤以及完成整个项目所需要的时间。

　　2． 资源：这些属于资产，是在你的支配下完成项目的资源。通常情况下，最重要的资源是人力和财力。

　　3． 范围：保娜-马丁和凯伦-特德在《项目管理内存缓跑》中对范围做了这样的定义：“项目范围说明了消费者是谁，为他们生产的最终可交付成果，以及评价这些可交付成果是否令他们满意的标准。”（第53页）

　　这三个因素在项目管理中是怎样发挥作用的呢？它们一起运行，如果其中一项失去了平衡，这个整体就可能会摇摇欲坠。要避免这种情况发生，你这个项目管理者就得对其他两个因素做出调整。

　　例如，假设你在为家人修建一座楼房，如果你有抵押，而且交不了更多的定金，你手头的钱数是固定的，假如在这种情况下你还想给房子加一个浴室，那么你就得在某些方面做出让步，可能是让出主卧间或是储藏室大小的一块地方。你必须通过调整一个变量来适应另一个变量的变化，一定要保持平衡和均衡。

　　提示：在决定目标的时候，要从中找出一些作为项目的试金石，你所期望的主要成就是什么？如果有了回答这个问题的能力，你就能轻而易举地确定好你的项目目标。

　　在创造一页纸项目管理的同时你会加深对项目的了解，你和队友们会明白哪些是要留心的，哪些又是不用太放在心上的，这就是这份文件的一个好处。

　　有些目标非常的明显，例如要按时、按预算完成，这些就不需要列在文件上了。刚才我所讲过的三个目标（完成修建、系统操作、人员部署）是经过团队讨论并通过了的，它们不是那种深奥的、无法预料而又难以理解的东西，所以称得上是好目标。它们简单、直接、一语中的、易于理解，当然也就具备了价值。从最根本上说，它们确实是关乎项目的。

本文摘自《一页纸项目管理》

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　　 不管你是谁，你都会发现一页纸项目管理是一份不可多得的工具，时不时地你都会寻求它的帮助。它将目标所指、时间安排、职责所在、资源分配、授权情况、成本花费，还有附属情况等都逐一以表格形式直观地展示在眼前。在项目的关键时刻，一页纸项目管理给你最有力的支持，帮助你协调好集体工作的方方面面。即使这项错综复杂的项目管理需要更多的方案，运用项目管理者的一页纸也能够根据列表将它们提出来。
　　本书介绍了项目管理者一页纸的标准格式和使用方法，从而使项目管理者对做什么和怎么做一目了然。事实上，本书的根本价值在于对这一页纸所做的必要的思考过程，对于上层管理者而言，及时地了解项目形势更是具有至关重要的‘意义。