一页纸项目管理的实际操作案例(1)

2014-05-08 11:52:33

　　垂直的蓝色线条表示的就是今天我们所在的位置，圆圈所表示的是每项任务在时间线上的位置。

　　表6.3到表6.6显示的是一页纸项目管理是怎样随着项目的进展而变化的。我所管理的泰纳公司自动化分配中心就使用了这样的一页纸，这个项目从1995年1月开始，同年12月结束，持续了整整一年的时间。我在这个持续了12个月的项目中选择了3个月作为例子来专门对这种变化进行说明。

　　项目管理者的一页纸应该及时地完成，哪怕只是晚了几周时间，它的作用也会大打折扣。如果时间是按月分配，那么这份文件就应该在每月末的最后五个工作日内完成。不要延迟，而是要尽可能快地填完这份项目管理者的一页纸。

　　在完成这份文件后，你和队员们（即负责人）就要最终敲定该怎样做，然后在更广的范围内和所有相关人员一起展开讨论，问问他们你和队员们所做的这份项目管理者的一页纸是不是准确地反映了项目的现状。这有助于更多有兴趣的人参与进来，注入新的想法，而且重要的是它维护了负责人的诚实和正直，因为当这些负责人知道其他人会对自己的决定做出评判的时候，他们就会说到做到，对自己的言语负责。例如，他们也许想说某项任务按时完成了，但是考虑到那些清楚内幕的人有可能会对此议论纷纷，那么这些负责人就会改变主意，坦白地说其实任务有些滞后了。

　　项目早期报告

　　表6.3中的黑色线条表示的是你处在项目周期的什么位置。表6.3中的黑色线标在了1995年3月这个地方，意思是这份项目管理者的一页纸是被当作1995年3月的报告，报告内容是项目的头三个月情况，在相关任务处，你会看到很多黑色的点。

　　项目的前两项任务，也就是“授标合同”（第1行）和“工地拆迁”（第2行）预计是在项目的头两个月完成。看着表6.3，虽然你并不知道它们实际上是什么时候完成的，但是你知道它们预计的是在这个时候完成；项目管理者的一页纸在2月一栏已经告诉你这些任务是否已按时完成。第三项任务“系统软件设计”（第3行）是按时完成的，因为到目前为止所有的日期都被标上了黑点。第四项任务“计算机硬件说明”（第4行）落后于日程安排了（在3月有一个空心圈）。下一项任务“工作站设计”（第5行）提前完成了（4月一栏中，蓝色线条的右边有个黑色的圈）。注意，阅读者很容易迅速地确定哪些任务是按时完成的，哪些是提前完成的，哪些落后了，哪些又是到目前为止已经完成了的。

　　在看“主观任务”一栏的时候（A行到E行），你可以看到它们旁边的横道图。在1995年3月的图表中，一直到3月为止，“内部软件运行”（A行）和“按时上线”（E行）都被标上了绿色，绿色表示的是这些主观任务绩效充分。“软件测试操作”（C行）和“完全合并操作”（D行）旁边没有任何的线条，因为这两项任务还没有开始。“外部软件运行”（B行）从第二个月（2月）开始有一条黄色的线，一直画到3月，这表示的是这项任务是2月开始的，但是由于是黄色的，那么这项任务就是遇到麻烦了（本书以不同深浅灰、黑色体表示，以下各图与此一致）。

　　一页纸项目管理把任务和目标联系起来了。注意前两项任务，也就是“授标合同”（第1行）和“工地拆迁”（第2行），时间线中的圆圈表明它们已经被完成了。和这些任务相关的目标同样有黑色的圈（完成修建），这是因为和这个目标有关的任务也已经完成了。看看表6.4和表6.5，你会发现随着任务的完成，目标也一个个实现了。

　　［原理很简单］：随着任务的完成，对应的目标旁边就会多一个圆圈，在时间的推移中，一页纸项目管理让观察者们明白哪些目标已经实现，哪些目标还需要加把劲才能实现。

　　预算和成本

　　在表6.3中你可以看到预算的变化情况。建筑预算中有210万美元是用绿色表示的，也就是说到现在为止，600万美元的建筑预算已花费掉了210万美元，这个数额是在预算范围内的（绿色表示未超出预算）。在300万美元的系统预算中，已花费了90万美元，它是用黄色表示的，也就是在告诉管理者项目的这部分费用已经超出了预算，但是还可以挽救。人力部分占用的空间非常的小，我们还没有确定这个时候它已花费了多少资金，但是横道图显示人力花费数额比较小，这部分所用的绿色表示的是一切正常。

本文摘自《一页纸项目管理》

　　不管你是谁，你都会发现一页纸项目管理是一份不可多得的工具，时不时地你都会寻求它的帮助。它将目标所指、时间安排、职责所在、资源分配、授权情况、成本花费，还有附属情况等都逐一以表格形式直观地展示在眼前。在项目的关键时刻，一页纸项目管理给你最有力的支持，帮助你协调好集体工作的方方面面。即使这项错综复杂的项目管理需要更多的方案，运用项目管理者的一页纸也能够根据列表将它们提出来。
　　本书介绍了项目管理者一页纸的标准格式和使用方法，从而使项目管理者对做什么和怎么做一目了然。事实上，本书的根本价值在于对这一页纸所做的必要的思考过程，对于上层管理者而言，及时地了解项目形势更是具有至关重要的‘意义。