第5步：主要项目任务(1)

　　是什么

　　在图5.3中，位于中央的是项目的任务，所谓任务就是指图5.3项目基本元素——任务

　　完成项目所必须做的事，是一页纸项目管理的所有组成元素中最重要的。一个1 000万美元的项目其实也就是50个20万美元的项目或者是10个100万美元的项目加起来的总和。

　　在下面的表5.5中，我列出了我们团队的22个主要任务，它们包括：授标合同，工地拆迁，系统软件设计，计算机硬件说明，工作站设计，泊车与景观，地基与基础，梁柱，顶盖等等。

　　提示：为了更有效，每项任务都应是便于管理的，项目应该由一个人来领导。

　　怎样做

　　在一页纸项目管理的协助下，你把建造一栋楼房这样的一项大任务切分成几个小块，例如授标合同，工地拆迁等等。本书中，我们一直在讲一页纸项目管理，在建造分配中心的例子中，小些的任务都写在了文件的最高处。所有这些——授标合同、工地拆迁、系统软件设计、计算机硬件说明，它们都会有自己的一页纸项目管理，或者是其他的项目管理软件。

　　对于大项目，你的任务必须和项目管理软件程序中所显示的一致，这些程序是项目各个部分所必不可少的。关于项目建造方面的内容都用Primavera公司的P3程序详细地记录下来，软件和硬件组件都被仔细地装进了微软程序。一页纸项目管理并不是要替代这些必需的和用处颇多的工具，作为一种最高层次的学习、调整和交流资料的方式，它能够综观全局。通常，若是小项目的话，你自己就可以完成任务，它是派不上用场的。

　　你当然要获得所有参与者的接受和认同，这一点更贴切地体现在一页纸项目管理所标明的任务中。每项任务至少被分配给了一位负责人，若是这些负责人以及他们团队的行为与项目管理者的一页纸中所显示的不一致，那么这个项目可就有危险了。一定要确保从负责人、组织内部其他人、组织之外的顾问以及项目关系人中寻求支持。

　　在本书中，我们的关注点是最高层，项目管理者的一页纸是写给高层管理者看的，以前面提到过的削减应收账款为例，有这样一项任务：分析顾客的信誉度。如果你的客户不值得信任，那么你在催收应收账款方面就会遇到麻烦了。我们也许有一份项目管理者的一页纸是专门针对顾客的信誉度分析这项任务的，但是仍然可以将它分成几个小部分，这就是我所说的一页纸项目管理的多层面。

　　除了便于管理，每项任务还要明确化，以便与其他任务相区分。如果你连一项任务在哪里结束，另一项任务又是从哪里开始的都说不清楚，那么你就更无法分清权限范围了。

　　项目管理者的一页纸的最上方是“建楼”，“打地基和基础”是列在这份文件中的一项任务，这项任务可能会有属于自己的一页纸项目管理。在后一份纸的“地基和基础”一栏中，也许还有一项任务是修建倒水泥用的木槽，那么“打地基”就是位于这份一页纸最上端的一项具体任务，而建木槽则是“楼房地基”这份项目管理者的一页纸的一项具体任务。

　　任务进程应该具有可测量性，这样你才能在一页纸上记录下它们的进度并做出报告。

　　同样，这样的任务要足量，但不能太多，因为太多的话就不容易跟踪、了解不到全貌，但是太少了也不行，因为太少的话就增加了每项任务的管理难度，那么到底多少才算是恰到好处呢？

　　单凭经验看，项目的每个报告期平均两三个任务是比较合适的，倘若项目需要9个月，那么大约18个任务就可以了，如果项目时间是两年，48个左右的任务就是比较合适的。从另一个角度说，任务分得太细了也不好，尽量将完成任务的时间控制在项目总时间的一半以内。如果项目周期为4个月，那么最少要有两个任务。事实上，大部分项目应该是按照每月最低增量来划分。

　　 如前所述，沟通是项目管理和规定主要项目任务的关键，这种规定应该是整个团队共同努力的结果，而不应该由单个的你或是其他任何个人来完成。在讨论项目的过程中，你和你的队员就会逐渐明确什么样的分工才是合理的。有了项目名称，最好是在你和队员们对情况了解清楚之后再做详细分工。

本文摘自《一页纸项目管理》

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　　 不管你是谁，你都会发现一页纸项目管理是一份不可多得的工具，时不时地你都会寻求它的帮助。它将目标所指、时间安排、职责所在、资源分配、授权情况、成本花费，还有附属情况等都逐一以表格形式直观地展示在眼前。在项目的关键时刻，一页纸项目管理给你最有力的支持，帮助你协调好集体工作的方方面面。即使这项错综复杂的项目管理需要更多的方案，运用项目管理者的一页纸也能够根据列表将它们提出来。
　　本书介绍了项目管理者一页纸的标准格式和使用方法，从而使项目管理者对做什么和怎么做一目了然。事实上，本书的根本价值在于对这一页纸所做的必要的思考过程，对于上层管理者而言，及时地了解项目形势更是具有至关重要的‘意义。