第5步：主要项目任务(2)

　　这一步之所以重要，其中一个原因是它不只是牵涉到任务，还涉及到负责人，在分配任务的时候，你一定要给每项任务搭配相应的负责人。如果一个负责人在某个领域里（例如财务管理）游刃有余，但其他人却对此笨手笨脚，那么这位财务高手就很有可能承担一大堆或者说最多的财务任务。但是任务太多的话，他或她也无法全部承担，这样，一些相对次要的财务管理任务就会落到其他的负责人头上，而零零散散的财务方面的任务则被分配给略懂财务知识的队员。你所做的就是要有的放矢，将任务分配到人，这对项目的成功是非常关键的。

　　不断进步

　　在开始下一步之前，我们先绕个弯子来讨论一些关键的地方。

　　在构筑一页纸项目管理的时候，最好是时不时地回头看看前面的步骤。就像生活中的许多事情一样，这页纸并不是恒久不变的，如果在项目进程中你发现有些事情需要改变或调整，那么你就改变吧，要乐于接受进步。一页纸项目管理的初衷是帮助你与对项目怀有兴趣的人之间更好地沟通，它并不是用来规定项目该怎样进行或是该怎样管理的。要让工具来适应项目，而不是让项目来适应工具。

　　一页纸项目管理只有一张纸，在这张纸上你要记下所有你要传递的信息。我觉得它的一个优势就是占用的空间不大，这就迫使你字斟句酌、讲究效率。“修建阁楼而且修完它”就应该写成“建阁楼”，简化的说法还有“安棚架”、“顶盖”。

　　要避免行话、缩写词和省略词。记住，一页纸项目管理是对上、对下，也对外的，并不是所有的行话大家都能明白。如果你想让这个工具的沟通作用发挥到极致，就使用人人看得懂的词语吧。

　　记住，你没有足够的空间来解释，把这看作是一种促进你交流的好事情吧。简洁往往会让你的语言更准确，在改善项目管理者一页文件的同时你的沟通能力也会相应提高。

　　另一件事是：一页纸项目管理只有一页纸，它不是用来而且也没有这个能力反映项目的方方面面。这就意味着这个工具并不代表项目管理的重要方面，相关性和生产能力计划工作或许就是最明显的。如果任务7依赖于任务4，你就无法从项目管理者的一页纸里看出来，这样，负责人在向上层管理者陈述的时候就要对此事进行说明；如果处理任务的人手不够，一页纸项目管理也无法反映出系统资源匮乏，那么，所有者要负责找到所有需要的资源。

　　这里所要强调的是明白这份工具的局限性，它并不能涵盖并描述出项目的每一个方面，它有且仅有一页纸。但是，这页纸事实上包含了高层管理者所需要了解的所有相关项目信息（对上交流），还有同级别的人（对外交流）以及低层人员（对下交流）所感兴趣的信息。

本文摘自《一页纸项目管理》

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　　 不管你是谁，你都会发现一页纸项目管理是一份不可多得的工具，时不时地你都会寻求它的帮助。它将目标所指、时间安排、职责所在、资源分配、授权情况、成本花费，还有附属情况等都逐一以表格形式直观地展示在眼前。在项目的关键时刻，一页纸项目管理给你最有力的支持，帮助你协调好集体工作的方方面面。即使这项错综复杂的项目管理需要更多的方案，运用项目管理者的一页纸也能够根据列表将它们提出来。
　　本书介绍了项目管理者一页纸的标准格式和使用方法，从而使项目管理者对做什么和怎么做一目了然。事实上，本书的根本价值在于对这一页纸所做的必要的思考过程，对于上层管理者而言，及时地了解项目形势更是具有至关重要的‘意义。