用一页纸项目管理作报告的五个步骤

　　现在准备就绪，开始使用新建的一页纸项目管理，我们曾经为它的创建做过细致入微的工作，而且还进行了团队建设。现在，所付出的劳动就要获得回报了。如果你按照以下表6.2中的五个步骤一步步来，每个月的报告都会变得容易。

　　每个目标日期结束时你和项目所有者一起商量来完成以下任务：

　　（1）用粗体表示目标日期。

　　（2）填好主要任务进展情况。用打点的方式标明项目进展情况。打点本身很容易，但是在哪里打点这个问题上统一意见可不是件容易的事，有的成员会说：“好吧，在我的任务这儿打上点吧”，而其他人也许会说：“那还没弄完呢”。你这个项目管理者的任务就是让他们协调一致，这就需要实话实说——非常的直接、一点都不含糊的交流。一旦你决定了哪个该打点，哪个不该打点，整个团队就必须同意，这一点很重要。项目管理者的一页纸一经完成，就不能有任何成员还在说报告不够准确、不够公正。否则，这就不是一支坦率的团队，如果真的发生了这样的事情，一页纸项目管理的功效和可信性就被破坏了。项目团队成员一定要团结一心，团队领导也应该和队员们一道齐心协力，直到他们同意自己的观点，只有这样的项目管理者的一页纸才能被签署并交给上层管理者。

　　（3） 指定定性绩效。用颜色来表示定性绩效，就像生活中的大多数事情一样，我们不光只有黑色和白色两种颜色可以选择。面对不同的项目，你和队员们也许对颜色的看法是仁者见仁、智者见智，但是团队领导一定要在项目开始之前和队员们相互配合共同确定每种颜色所代表的是什么。以下是泰纳公司一般情况下对颜色的划定方法：

　　-绿色：绩效充分——绩效非常高。（我们并不是说要用颜色来肯定这些出类拔萃的表现，重要的是项目进展情况非常好的时候要让管理者知道。）

　　-黄色：绩效令人担忧——绩效可能会影响项目计时、范围或是成本。黄色所体现出的问题应该由任务负责人在短期内解决掉。

　　-红色：危险的信号——绩效将影响项目的计时、范围或是预算，要解决这些问题，除了每个项目负责人，其他人也要付出心血。

　　团队必须共同努力才能解决这些问题。

　　（4）报告花费。花费数额应由会计部门统计出来，而且要与项目管理者的一页纸所预算的相一致，所显示的实际花费是与预算平行的条形图。这就使到目前为止是否超出了预算变得清晰可见，我们这样使用这些颜色：

　　-绿色：项目未超出预算。

　　-黄色：项目超出了预算，但是可以拿存款将超出部分补偿回来，或者说超出的部分在先前预计的意外情况范围内。

　　-红色：项目超出了预算，而且超出了先前所预计的所有意外情况范围，你打算终止这个项目。

　　（5）写下概述和预测。

本文摘自《一页纸项目管理》

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　　 不管你是谁，你都会发现一页纸项目管理是一份不可多得的工具，时不时地你都会寻求它的帮助。它将目标所指、时间安排、职责所在、资源分配、授权情况、成本花费，还有附属情况等都逐一以表格形式直观地展示在眼前。在项目的关键时刻，一页纸项目管理给你最有力的支持，帮助你协调好集体工作的方方面面。即使这项错综复杂的项目管理需要更多的方案，运用项目管理者的一页纸也能够根据列表将它们提出来。
　　本书介绍了项目管理者一页纸的标准格式和使用方法，从而使项目管理者对做什么和怎么做一目了然。事实上，本书的根本价值在于对这一页纸所做的必要的思考过程，对于上层管理者而言，及时地了解项目形势更是具有至关重要的‘意义。