第55节：项目信息管理目的(2)

　　(3)校正核对。把信息与实际作比较，以验证其真实性；对同类信息或连续信息的比较，可为管理者对相关项目的历史、现状及趋向的分析获得客观依据。

　　(4)合并。把两项或多项信息合并为一个文件；不同时期、不同侧面的信息经过综合处理，其效用会得到增强，并会由此产生具有新质的概念或结论。

　　(5)更新修改。及时修改变化了的信息，删除过时作废的信息或补充更新的信息。

　　七、信息传递

　　信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。

　　（1）信道畅通。一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中转的职责要分明。

　　（2）传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。

　　（3）体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。

　　八、信息存储

　　（1）建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构，以便存取。

　　（2）选择合适的存储设备和介质，并对载体采取如加密等的保护措施，以防其被丢失、盗用和破坏，保证其机密性和安全性。

　　九、信息检索

　　迅速、准确地查询或选取所需信息。

　　十、信息输出

　　应保证输出的信息易读易懂、直观醒目。

　　十一、本制度由项目信息管理办公室负责解释

　　28?2报告制度

　　一、报告目的

　　（1）加强有效管理，促进项目成员与项目管理人员的沟通与合作。

　　（2）提高各项目部门或项目成员执行工作的效率，追踪各部门或各成员的工作进度。

　　（3）及时发现和部门或项目成员工作的问题和成就。

　　二、报告的分类

　　报告分为月报、周报、日报。

　　三、报告人员和报告的内容

　　（1）月报：

　　1）报告部门：（大型项目的）项目各部门。

　　2）接收部门：项目管理办公室。

　　3）审核人：项目经理。

　　4）报告内容：工作进展情况；发现问题，计划采取措施；需要协调解决的问题。

　　（2）周报：

　　1)报告人：项目组组长。

　　2)接收人：项目部门经理。

　　3)报告内容：项目进展情况；发现问题及解决方案；下周工作安排。

　　（3）日报：

　　1)报告人：项目组组长。

　　2)接收人：项目部门经理。

　　3)报告内容：成员工作情况；质量、安全、设备使用情况及其他突发事件等。

　　根据项目的重要程度及管理要求，项目经理可以选用日报、周报、月报管理方式。

　　四、报告职责

　　（1）报告人要本着认真负责，尽职尽责的原则如实反映项目进展情况。

　　（2）接收人（部门）要认真履行职责，对发现问题及时采取措施，避免问题恶化。

　　28?3例会制度

　　一、例会目的

　　（1）实现有效管理，促进项目各部门及项目成员的沟通与合作。

　　（2）提高项目各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。

　　（3）集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。

　　（4）协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

　　二、会议分类

　　（1）项目各部门经理办公会。

　　（2）管理例会。

　　（3）项目成员全体会议。

　　（4）部门工作会。

　　三、会议时间

　　（1）项目各部门经理办公会开会时间为每个里程碑前一周。

　　（2）管理例会开会时间为每周一上午。

　　（3）项目成员全体会议开会时间为一个里程碑结束后下一个里程碑开始前。

　　（4）部门工作会开会时间为每周一次。

　　四、参加人员及会议内容

　　1?项目各部门经理办公会

　　(1)会议组织：项目管理办公室。

　　(2)会议主持人：项目经理。

　　(3)会议参加人：项目各部门经理、项目总工、根据需要可增加列席人员。

本文摘自《管理案头必备手册》

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　　 本书基本内容为“理论理解+管理实务+工作流程+工作模板+工具表单”，同时具有工作指导书或项目管理实务手册的特点，旨在为项目管理一线不同管理层次的专业管理人员提供对项目管理核心内容的理解与感悟，对项目管理实践的指导与建议；提供在实际操作中可以借鉴的管理流程、工作规范、管理实务及以图例表单为核心的手册性内容，具有较强的实用性和可操作性。本书可供各级项目经理、项目管理人员、工程技术人员、相关研究人员和项目管理咨询从业人员作为项目管理实务和咨询工作案头参考；也可作为项目管理评审员、评估师，企业高层管理者，政府、金融业、项目投资管理者考核、监督、评估项目管理水平与成效的参考资料；此书还可以作为项目管理专业研究生和项目管理工程硕士的选修教材。