上进：没有最好，只有更好

    小路是北京九州科技发展公司总经理办公室的秘书。今天是她在前台值班，由于没什么客人，小路便在网上看起小说来了，以至于办公室主任路过她还没有发觉。看着小路沉醉的样子，主任敲了一下前台，问小路为什么上班的时候上网看小说，小路说没什么事做，闲着也是闲着。主任看到她面前有个来客登记簿，就说可以利用这段时间整理来客登记簿。小路说就这么点儿事，自己早就整理好了。主任说：“你可以精益求精呀。秘书工作没有最好，只有更好！”小路开玩笑说：“这是广告词，谁都会说。”见小路不服气，主任让她打开来客登记文件夹。在输入电脑的来访客人资料中，都是按客人姓氏排列的。主任说：“这种排列方式就有改进的必要，应该按客人所在公司名称的笔画顺序排列。这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能会在将来的某一天离开他们现在所在的公司，但是他们的公司名则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司名称，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。不仅可以改变排列方式，而且还应增加相应的信息，如注册资金、业务范围、与本公司的关系往来等。例如，昨天第一个来访的客人是北京天顺科贸公司的副总经理雷鸣。将来只要一看到雷鸣这个名字，首先应该想到的是北京天顺科贸公司。天顺科贸公司是1999年注册成立的，注册资金1 000万元，主要业务是代理销售我们公司的产品，平均每年的销售额在5 000万元左右，他们的董事长兼总经理叫肖坚，是我们老板在云南西双版纳下乡时的战友……所以，不要小看自己的每一项工作，只要你有心，它就有提升质量的空间。”听主任这么一说，小路才知道秘书工作“没有最好，只有更好”并不是套用的一句广告词。古人说“物极必反”，意思是任何事物都有个极限，如果超过了这个极限，事物就会发生本质的变化，走向自己的反面。像小路这样的秘书在刚从事秘书工作时，大多都会努力工作，积累经验，使自己的工作越来越熟练。但是在他们能应付日常性的工作之后，有些人就会以为自己是船到码头车到站了，开始安于现状，把“熟练”变成了“随便”。例如，给上司起草文件，只要文字通顺就行；给上司整理办公桌，只要不脏不乱就行……秘书一旦对自己的工作开始“随便”，那他的惰性就会膨胀，变成对工作的敷衍塞责。不仅在工作上如此，而且在处理人际关系时也会变得很“随便”。刚从事秘书工作的时候，大多数人对上司和老同事都会很谦虚很有礼貌，随着相互熟悉和了解，他们就有可能像在学校一样把他们当成同学，对他们不仅没有了应有的谦虚和礼貌，而且会经常以少卖少，在他们面前撒娇。

    一些秘书之所以缺乏上进心，安于现状，大多是因为他们自我设限造成的。由于自我设限，他们对自己的要求不高，不想过问自己工作以外的事情，平时工作得过且过，只要工作中不出什么大的纰漏就行。久而久之，他们在工作中渐渐缺乏主动性，刚进公司时的那种工作激情也就消失了。其实，秘书工作的“熟练”都是相对的，只要你不安于现状，就连给客人泡一杯茶，给上司复印一份资料这样的工作，都有提高工作质量的空间。世界上从来都是没有最好，只有更好。如果在秘书身上滋生了惰性，那就会离上司的要求越来越远，甚至断送自己的职业前途。

    树立问题意识为了追求更高的效率，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应在头脑里这样多问问自己：“事情为什么会出现这种情况？”，“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，如果对一些偶然性事件多加留意，就能从中悟出一些规律性的东西来。

    创造性地工作秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令，因此，在一些秘书看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在很多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来，还要创造性地工作，谈何容易！但是事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书的工作水平才能一步一个台阶往上升，为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议；反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，那就如同逆水行舟，不进则退。那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然地在这种求解的过程中发挥出来。世上的事从来都是如此，功夫不负有心人。例如，秘书经常协助上司处理各种文件，在看各个部?送上来的请示报告或汇报材料时，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否应更充实一些，或者应写得更为简便一些。

    及时建议由于这种日积月累，秘书往往会对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能被各方面接受，产生积极的作用。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。