主动：无须扬鞭自奋蹄

    小郑是北京海众公司的总经理秘书。这天下午她上班不久，区石化公司的余总打电话来找洪总。洪总正在区政府汇报工作，作为洪总的秘书，小郑知道余总是洪总研究生班的同学，他与洪总的私交不错。见小郑一时联系不上洪总，余总就对小郑说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约洪总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以余总说话也比较随便：“另外，看导师的时候，多少得送点儿钱，表示一下心意。我俩最好送的一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”

    洪总到下午七点多才回到办公室，小郑马上把余总的意思向洪总作了汇报。

    “你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让洪总不知所措，还是洪总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问小郑。

    小郑从没有想过这些问题，所以只好摇头。当然，她也看到了洪总眼里对自己的不满。洪总之所以对小郑不满，当然是因为小郑在工作上缺乏主动性。的确，吊唁师母是洪总的私事，所以送多少钱和带什么东西去看老师，小郑都可以不闻不问。但是这种“私事”如果处理得不好，它同样会影响洪总的工作，因此，作为洪总的助手，小郑就应将这种事情当做自己分内的工作来处理。当然，像小郑这样的秘书并不一定就是缺乏主动性，而是她们对自己的职责范围不是很了解，不知道哪些该自己做，哪些不该自己做。秘书是帮助上司处理日常杂务的助手，有些上司清楚自己的工作量，会将自己认为是“杂务”的工作交给秘书去处理，但许多上司还是保持在基层的工作习惯，把各种杂务都揽在自己的身上，如果秘书要去协助他们，他们反而不习惯，所以一些秘书也不敢“轻举妄动”。

    如果小郑把协助洪总做好唁念的准备工作当作自己分内的事，那她就会利用洪总回来之前这一段时间做些相应的准备工作。虽然吊唁的时候送多少钱并没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；送少了，人家又可能认为你寡情薄义。因此，如果小郑不知道这种送礼的行情，那么她就应向公司里的其他同事请教；如果公司的人不了解，那么可以问自己的亲戚朋友……如果小郑及时主动地把各项准备工作都做好了，那么洪总自然会对她满意。

    树立“管家婆”心态秘书应该有一种“管家婆”心态，习惯自己去找事做。秘书部门是个不管部，经常要面对一些临时性和突发性的工作，上司不可能对它们都及时作出指示。事实上，由于上司自己工作繁忙，他也不可能对每一项日常工作都一一给秘书作指示，因此，秘书应该充分发挥主观能动性，积极完成自己职责范围内的工作。

    熟悉上司的工作习惯和工作内容秘书要先熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道哪些杂务自己能做，哪些“杂务”不能做。当然，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时让上司感到很被动。因此，秘书在平时就要细心观察上司的工作习惯，了解上司的喜好。保持强烈的上进心一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，企业领导人所承受的压力越来越大，因而他们对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，不注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。