求精：提高“打杂”的附加值

    小琼是天津万维软件公司的总裁秘书。万维公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监许总给小琼打来电话：“小琼，你好！我是财务部的许杰。”

     “许总，您好！”

    “大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京星河证券公司的罗总想过来拜访他，一起吃顿饭。”

    “老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给您电话。您看可以吗？”

    “谢谢！”对方放下电话。

    总裁散会后，小琼马上把财务部许总的意思告诉总裁。总裁想了一会儿后反问小琼：“你看我有必要见这个罗总吗？”

    小琼没想到总裁会这样问自己，她不知如何回答是好，不过，她看到总裁显得很失望。按理说，小琼已完整地转达了许总的意思，工作中不存在任何瑕疵，总裁没有道理对小琼失望。见不见那个罗总，已经属于总裁自己的工作范畴，小琼能提出自己的建议固然很好，提不出来也没什么，因为小琼毕竟只是个秘书。那么，在这件事情上总裁为什么会对小琼失望呢。如果单纯从转接电话这个角度来看，小琼的确没有失职的地方，但如果从辅佐总裁工作的助手这个角度来看，那么小琼做得远远不够，因为她在这里只起一个传声筒的作用。由于星河证券公司的罗总是财务总监介绍过来的，因此小琼就应该知道总裁对这个星河证券公司不是很熟悉，所以，总裁在作“见不见这个罗总”的决策之前缺乏相应的依据，他可能会这样想：“见面吧，可能只是一种无聊的应酬，除了浪费时间，没有什么实际意义；不见吧，也可能失去一个难得的商业机会。”小琼是总裁的秘书，有责任为上司的决策提供及时、充足和准备的信息。

    如果小琼在接许总的电话时，想到了总裁在作“见不见罗总”这个决策时缺乏相应的信息依据，她就会预先收集星河证券公司和罗总的相关信息，例如，在接许总的电话时问清星河证券公司的背景和来访的意图，也可以去网上找星河证券公司的相关资料，这样，在总裁征询自己意见的时候，就可以把自己提前收集到的相关信息提供给总裁。总裁有了这些信息，自然能及时作出决策。而小琼收集的这些信息就是她给这个电话增加的“附加值”，小琼也因此而不再是只起一个传声筒的作用。

    秘书工作在企业运行的过程中是不可或缺的，但大部分秘书工作又显得平凡和琐碎，因此，秘书在为上司处理日常工作时，应尽可能地给它们增加“附加值”。其实，不只接电话可以增加“附加值”，所有的秘书工作都可以增加“附加值”，即使给客人沏一杯茶，在将茶水递给客人时对客人微笑，让客人感到亲切，对本公司更有好感，这也是秘书创造的“附加值”。

    用心做事，精益求精虽然秘书的主要工作是“打杂”，但是如果你热爱自己的工作，对自己做的每一项杂务都抱着精益求精的态度，那你就能给自己的每一份工作增加“附加值”。对于企业来说，产品的附加值就是利润。对于秘书来说，工作的附加值就是提高自己的竞争力。如果你给自己做的每一项工作都增加“附加值”，那上司自然就会对你刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么上司有可能让你永远“打杂”。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。