缜密：不怕一万，只怕万一

    小祝是北京东方集团总经理的秘书。18号晚上总经理要去山东泰安与当地有关政府领导就投资项目进行洽谈，而18号中午他还要在燕京饭店宴请一个从西北来的重要客户，所以，小祝在17号下午下班之前与总经理商量如何安排18号的日程：由于总经理要在下午七点之前到达在泰安的办事处，所以必须在下午两点半之前从北京上火车，因为从北京到泰安的快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时，宴请西北的客户预计花一个半小时，再加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在上午十二点开始进餐就行。根据这种反推法，小祝安排司机上午十一点半从公司送总经理到燕京饭店，并订了下午两点半的火车票，通知泰安办事处的人下午六点半接站。

    但是在18号，意想不到的事发生了：总经理与客人吃饭时，一聊天就把时间给忘了，快两点半才从饭店出来。他一看手表，要赶原订的火车是来不及了，于是他问在饭店外等候的司机，去泰安的下一趟火车最早是几点，司机说不清楚，总经理有些不耐烦，让司机马上打电话问小祝。没过一分钟，小祝就用短信将今下午从北京站始发路过泰安的所有火车的开车时间发了过来。因为小祝预计到了这种情况可能出现，所以提前做好了准备。当时总经理很惊讶，但也非常满意，由衷地感叹：“这个小祝真不简单！”在秘书的日常工作中，出现像小祝面对的这种意外情况并不多，也许你准备好几十次列车时刻表，只有一两次能用得上。那么，秘书为什么要做这么多无用功呢？这是秘书工作性质本身要求的。秘书是为领导服务的，而领导大多身负重任，如果秘书准备不周到，或意外情况的发生后措手不及，让领导的工作出现失误，就有可能牵一发而动全身，给上司甚至给企业造成无可挽回的损失。秘书在日常工作中突发性事件很多，为了应对那些无法预料的事件发生，秘书就要做些“无用功”，将有可能出现的各种意外状况都考虑进去，不怕一万，就怕万一。如果秘书办事缜密，总能留有余地，那结果往往会出乎你自己的意料，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一个办事稳重，可以值得信赖的秘书！

    做事缜密，不存“侥幸”秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯。对上司的一些重要活动的安排，每次都要像放电影一样在自己脑子里过了一遍，看是否还有什么疏忽遗漏的地方。优秀的秘书就跟优秀的棋手一样，在走第一步的时候，要能看到第二步，想到第三步。一些年轻的秘书总被人说成是“嘴上无毛办事不牢”，除了他们年轻缺乏经验之外，主要是批评他们对自己工作的重要性不足，总认为以前没有发生过意外，这次也不会发生意外，有严重的侥幸心理。侥幸心理是一种极其不负责的工作态度，对秘书来说是相当危险的。吃一堑，长一智当然，秘书的这种缜密不是天生的，大多数人都吃过“没想到”的苦头，所以，要养成办事缜密的习惯，重要的是学会总结经验和教训，特别是从教训中找出差距，吃一堑，长一智。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。