守信：言必行，行必果

    小苏原来是北京九鼎文化发展公司总经理办公室的一个普通文员，由于她的勤快和热情，不久前被安排给常务副总经理做专职秘书，负责处理他的日常杂务。在做文员时，这个请她复印，她满口答应，那个找她扫描，她毫不犹豫……现在她的工作虽然变了，但是座位暂时还没有调，因此有些人还是习惯找她帮忙。成了副总的专职秘书后，她的工作量自然就多了起来，而且身份现在变了，再让她给同事们“打杂”，她心里自然有些不乐意，但她又不好意思直接拒绝人家，于是，她口头上还是那么热情，可就是办事的速度越来越慢，特别是对那些想通过她约时间找副总汇报工作或帮忙的人，她总是回答对方说“好”，但到最后经常是不了了之。久而久之，同事们发现她开始学会敷衍别人了，于是找她帮忙的人也越来越少了。这天下午一上班，老总就跟小苏要几个财务数据，小苏马上给财务部门打电话，可财务部门的人也如法炮制，口头上说马上去找，可小苏去电话催时，对方不是说具体经办人不在，就是说人家正在忙做报表……快到下班了数据还没有要过来，老总只好自己给财务部打电话。不久，老总就把她给换了，她仍然继续“打杂”……从表面上看，是财务部的人故意跟小苏过不去造成的，实际上是小苏自己不讲信用造成的。

    对于秘书来说，信用是一种宝贵的资源，是上司和同事信赖你的基础。没有信用，秘书在工作中可以说是寸步难行。从你成为秘书的那天起，你的上司和同事就已经开始通过你的言行，在悄悄地给你做信用等级评估了。上司让你这个星期三下班之前把报告交上去，你却拖到了星期五；老周请你帮他扫描份文件，你答应在吃午饭前给他办好，可你快到下班了还没动手……由于多是些鸡毛蒜皮的小事，上司和同事不一定都会跟你计较，但会慢慢地形成一个你“说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意，那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。问题是上司和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多，因为在很多时候你代表的是上司，说话必须算数，一言九鼎。

    一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯，根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来，总是别人在“求”自己办事，例如，市场部经理今天“求”自己让上司尽快把市场促销报告批下去，明天销售部经理求自己安排时间向上司当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”，需要对方配合的时候，说是领导交办的，对方不办也得办。所以，在别人“求”自己办事时，也就不必那么认真了。敷衍人家的时候的确很轻松，既不必费心，也不会有什么损害。但你有初一，人家就会有十五；你今天敷衍人家，人家明天肯定也会敷衍你。因为秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的，秘书也需要各部门配合与支持自己的工作，只不过秘书的“求”经常是以上司的指令形式出现罢了。例如，上司要你给他整理一份关于明年市场预测的材料，你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材；又例如上司外出办事，你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人，那他们在给你提供素材时，不仅有可能在时间上找借口拖延，在质量也可能会打“埋伏”，让你在上司那里不好交差。

    真诚待人做秘书确实不能事事较真，但为人一定要真诚。在处理各种人际关系时，必须从长计议，而这种长，不是一年或两年，而是10年、20年。与人方便，与己方便。当自己将来从事另外的工作，这也是种宝贵的资源。

    婉言谢绝由于秘书身处特殊位置，经常会有人求你帮忙办事。无论是对公司内部的职员，还是对公司外部的客人，不合理的或自己做不到的请求，当然要拒绝，但是在拒绝之前，最好先要耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但是可以针对他的情况，提出自己的建议。如果是能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方的情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。

    量力而为由于一些秘书没有学会拒绝的艺术，所以人家一求她，她就应承下来，结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙，就是自己根本办不到而让人家失望。例如，财务部副经理交来一份文件，让你赶紧交给上司，在下班之前批复给他，你说没问题，上司现在不忙。可你交给上司之后，上司只扫了一眼，继续思考自己的问题，但你又不能给上司下“指示”，这样你就在财务部那里就失信了。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。