机灵：在什么山上唱什么歌

    小赵是北京春盟公司的总经理秘书。这天一上班，地税局的人又来电话找总经理，让补交近百万元的税款，如果中午十二点之前不给答复，他们就要采取强制措施了。小赵知道，由于三角债的原因，公司已经出现了严重的现金流问题，这些天总经理一直在外面筹措资金，昨晚又在请客借钱。税务局这已是第三次来电话了，小赵心里很着急，在等着总经理快点儿来上班。上午快十点了，总经理才姗姗而来。“老板早上好！”小赵跟总经理打了个招呼，可总经理没有像往常一样笑容可掬地回应小赵，而是沉着脸匆匆进了自己的办公室。

    一看总经理的脸色就知道总经理昨晚“攻关”无果而终，那几千元的招待费又打水漂了（因为是小赵负责订的包间）。是不是马上将税务局催税的电话内容向总经理报告，小赵迟疑了一会儿之后，拿起包括税务局来电记录在内的文件夹来到了总经理办公室。她没有像往常那样给总经理冲杯速溶咖啡，而是打开书柜，找出准备招待某银行行长的碧螺春，沏了一杯递给总经理。

    “老板，你来得这么晚，是不是昨晚在家看‘超女’看得太晚了？”小赵开玩笑说。

    “我现在哪还有心情看‘超女’？现在跳楼的心都有了！”总经理苦笑着。接着他又问：“小赵，‘超女’到底是什么玩意儿，怎么有那么多人喜欢看？”

    见总经理的脸色已是阴转多云，于是小赵娓娓而谈，说“超女”如何如何精彩，自己如何成为“玉米”。听着听着，总经理说自己今晚回家也要看“超女”。十几分钟就这么过去了，总经理的脸色又开始艳阳高照。这时，总经理看到了小赵手中的红色文件夹，问小赵有没有什么事，于是小赵将文件夹递给了总经理。总经理一看就笑着说：“你还真机灵！”什么是机灵？机灵就是反应快，一旦发现时机不合适就马上改变战术，在合适的时间办合适的事，将原则性与灵活性融为一体。遇到税务局催税这样的急事，小赵见到总经理后本应马上汇报，但当她发现总经理心情不好时就马上改变了主意。如果马上汇报，那对总经理的心情是雪上加霜，这不仅解决不了问题，反而会使事情变得更糟，所以，她找到一个轻松的话题，先改变总经理的心情。只有在总经理心情舒畅之后才能面对问题，找到解决问题的办法。

    秘书工作繁杂，一个最大特点就是突发性事件多，很多客观因素无法控制。一旦出现新的情况，就要求秘书按新出现的情况采取新的对策。如果秘书不机灵，按部就班，墨守成规，那就有可能造成失误。如果小赵一见总经理就马上汇报税务局催款的事，那不仅有可能会被总经理骂个狗血喷头，而且也会使总经理的情绪更加恶劣，从而很难冷静下来面对现实的问题。

    注意察言观色秘书要做到机灵，首先就是要敏感，能细心观察周围每一个细小的变化，特别是在与别人打交道时，要能识别对方肢体语言上的所有变化。正如每个人都有自己独特的个性一样，每一个人在与他人交往时也都有自己独特的习惯。秘书首先要学会识别上司的肢体语言，熟悉他与人交往时的一些习惯动作，如果能根据他的这些习惯动作来打交道的话，那你的工作就事半功倍。一些秘书有这么个坏毛病，与别人一见面，自己就滔滔不绝，不管对方情绪如何，想不想跟你说话。如果对方情绪不好，现在不想跟你说话，那么你说得越多，对方对你就越反感。因此，秘书要注意养成这么一种习惯，那就是不要一见面就谈工作，而是先问候或闲聊两句，在这个过程中观察对方的气色，再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。

    提高随机应变能力秘书随机应变能力的提高，最根本还是有赖于工作经验的积累。为什么人们总把老秘书比做老姜，说姜是老的辣，就是说老秘书经验丰富，见多识广，一旦有新情况，他就能根据自己的经验，不慌不忙地采取相应的对策，做到在什么山上唱什么歌。

本文摘自《从校园到职场》

---

　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。