第7堂课 高科技时代的礼仪(2)

    凯瑟琳?卡特林（KatherineCatlin），凯特林库克曼集团公司（Catlin&CookmanGroup）的CEO和创业伙伴之一，这家咨询公司位于马塞诸塞州的辛汉姆市（Hingham）。卡特林说，她和她的同事使用电子邮件介绍客户相互认识，而通过认识对方，客户双方都能够从中受益。“我以前的一个科罗拉多州的客户给我发了一封简短的邮件，同时也发送给一位他觉得我应该结识的人。他在邮件中写道，‘亲爱的乔和凯瑟琳：乔?克劳福德，很荣幸为你介绍凯瑟琳?卡特林。她是企业管理领域的一位领袖，已经出版了2本关于讨论CEO的领导力的著作，你可以通过以下的联络方式跟卡特琳联系。凯瑟琳，乔是某某公司的CEO，很想更多地了解关于你的著作和咨询服务的情况，你可以通过下面的联系方式与乔联系。现在你们可以相互联系了。’”卡特琳认为，这样的电子邮件介绍可以带来有价值的商业关系，而且双方可以直奔主题。

    电子邮件：适度地使用电子邮件

    你是不是每天都要面对屏幕上大量的未读邮件和未回复邮件？如果是，你可能在考虑应该隔多久用电子邮件跟同事和客户联络一次。在英特尔公司，在8.8万雇员中进行的调查显示，平均每位雇员每天会收到200封新邮件，30%的邮件被认为是没必要的。面对这么多的邮件，雇员一般每天需要用3个小时来处理这些邮件。这样，在发送每封电子邮件之前，都有必要问问自己:“这封邮件是必须要发的吗?”当电子邮件被滥用，或者发送错误的话，都会给我们带来巨大的工作量。还有，由于病毒和蠕虫程序的流行，在你用邮件发送搞笑的附件和最新笑话的时候，要仔细考虑考虑。另外，很多公司对电子邮件的使用也有严格的规定。

    并没有固定的标准来规定，隔多久你应该给你的客户、用户和同事发一封电子邮件，这跟所处的行业有关，也跟个人习惯有关，因为每个人在如何沟通这个问题上，都有自己的偏好。一般来说，电子邮件可以用来交流一些简单的事情，例如提醒合同的到期、确定会面的时间、或者继续以前未完的对话。一些更重要的事情，比如讨论合同、提案或者谈判，以及同新客户的沟通，还是面对面或者通过电话交谈来处理更加有效。

    网络上的礼仪：电子时代的礼仪

    下面是一些使用电子邮件时应该注意的问题：

    使用主题来表明信息一封电子邮件是否重要，经常是由它的主题来决定的。没有主题的邮件很可能会被删除。要保持邮件的主题简短、明确、有关联性，或者其他不会让收件人误认为是垃圾邮件的方式。

    对待电子邮件要像对待商务信函一样重视当你想给对方留下好印象的时候，最好在邮件中正式一些，而不要太随便。首先，要用这样的称呼，比如：“尊敬的罗德里格斯先生”，然后在邮件的开头就要集中重点。要是用对方的姓氏，知道对方在回信中使用他的名字，这表示对方不介意在信件来往中随意一些。很多人都希望你的邮件包含签名栏，其中包括你的姓名、职务、公司名称和联络方式。这些信息在对方需要通过电话或者信件方式跟你联系的时候，很有帮助。

    不要大声喊叫在英文中，全部使用大写字母会被认为是“网络中的大喊大叫”。换一种方式，比如用星号来表示你想强调的内容，如“鲍勃和我昨晚在公司的接待处过得很*快乐*。”

    不要使用奇特的装饰鲜明的颜色、闪烁的图标、或者跳动的笑脸（情绪图标）在私人邮件中是非常有乐趣的。但是在商业邮件中要尽量避免使用这些。

    保持简洁，但不要生硬电子邮件的内容必须简短，但是有时候可能因为太简要，而给人留下不礼貌的印象。下面是一个例子，用来说明电子邮件不能过于简单。我的朋友丽贝卡（Rebecca）曾经为一家专业人员协会工作，这家协会为能够给会员提供建立人际关系的机会而自豪。因为没有会员主管，所以丽贝卡给协会主席发邮件，询问如何能联络她最近认识的其他会员。3天过去了，她还没有收到主席的答复。考虑到可能第一封邮件可能在网络传递中出了问题，她再次发送了她的请求。协会的主席终于回复了她的邮件，不过只有那个协会会员的电子邮件地址。丽贝卡本来期待的是更诚恳一些的内容，比如“亲爱的丽贝卡，非常抱歉没有及时回复你的邮件，莎拉?里德（SarahReid）的联系方式已经在下面列出。如果以后还需要我们帮助的话，请联系我们。”因为协会主席的邮件是如此的生硬，反而显得她有些仓促和无礼。

    没有私人电子邮件如果你想给别人发一些机密的信息，最好通过电话、或者亲自面谈。电子邮件可以复制、转发和打印，所以不要发送或者涉及任何你不想被重复或者在公司新闻发布会上出现的内容。

    避免带有情绪的邮件电子邮件可以传达很强烈的感情，但很容易被误解。电子邮件应该避免出现的不稳定因素，例如解雇或者训?别人，或者终止合同，这些情况最好当面解决。千万不要在你发火的时候发送邮件。花些时间冷静下来，在邮件发出之前再读一遍，避免出现任何会让你后悔的内容。面部表情、声音的变化和肢体语言是没有办法在电子邮件中表达出来的，所以很可能你的信息会被误解成过于刺耳、过于严厉或者过于随意。当你进行面对面的沟通，或者通过声音交流，是很容易回答问题或澄清任何可能的误解，保持相互的尊重，即使商业关系是建立在不稳定的基础之上的。

    当面赞扬不管你在邮件中引用了多少人的名言，一封祝贺的电子邮件甚至不如亲自送出的一封简短的感谢信有效，另外，大多数人更看重用打字机敲出来的或者手写的简短书信，而不喜欢电子邮件这个方式。

    发送邮件之前要校对在点击“发送”之前一定要核对。在你点击“发送”按钮之前，要检查语法、拼写和标点符号的错误。自动检查拼写错误的功能，对不经常使用的词汇会失去作用。例如，你可能想要输入的是“They’regoingtoloveournewproductline.”，但是错误地输入成了，“Theirgoingtoloveournewproductline.”。在发送之前一定要确定是你想要表达的意思，确保所有的人名都拼写正确。

    尊重他人的隐私有些时候你需要给很多人发相同内容的邮件，但是你不想把每个人的邮件地址都添加到收件人名单中一起发送。如果收件人互相不熟悉，或者你不想把其他人的地址都泄露给收件人，那就使用“暗送”功能。使用暗送功能，收件人收到的邮件中唯一的邮件地址就是发送者的。

    小心使用“回复所有人”的功能如果你收到的邮件是发送给包括你在内很多人的，只需要回复需要回答的那个人。使用“回复所有人”，只能在你通讯录上所有的人都需要看到你的回答的情况下，而在很多情况下，只有发件人才是你需要回复的人。

    不要做毒草如果你在发出邮件后没有收到答复，你可以发送一封不同内容的邮件说明再次发送邮件的原因。如果需要立即答复的话，可以直接打电话。反复发送同一封邮件，只会让别人觉得你是咄咄逼人或者是漫不经心。在假设你的邮件被收件人忽略或者删除之前，要知道大部分公司都有反垃圾邮件过滤系统，可能偶然地阻止了你的邮件。

    快速回应如果有人发邮件询问问题，而你没有办法立即给出答案，就要给发件人回邮件，解释你正在研究他提出的问题，或者目前忙着进行其他的计划，一旦有什么消息就会在一定时间内通知发件人，这是一种有礼仪的行为。否则，发邮件的人会觉得自己的邮件没有发到你的邮箱，或者他们被屏蔽了。

    得到允许再发送附件很多公司有规定不鼓励员工打开来历不明的邮件附件。在发送多个附件或者图片之前，弄清楚收件人是想分别收到还是想一次收到。一些人会选择分别收取，因为这样不会耽误他们接收其他的邮件。

本文摘自《最权威商务礼仪课》

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　　对很多人来说，“礼仪”很容易让人联想到乏味的、老古董似的或者自命不凡的形象，但实际上礼仪并非装腔作势，让人感觉到很造作，或者比别人优越。在接下来的内容里，你将发现商务礼仪不仅仅是给上流社会和追求更高社会地位的人服务的。很多时候，你可以把它当作一项有力的、实际的、能够带来利益的技巧来使用。为了能够在当今竞争激烈的商界中取得成功，你就需要了解商业的规则。因为，要想在竞争中获胜，你就必须了解规则。礼仪就是一套规则和指导，让你在个人生活和职业道路中的各种人际关系更加和谐、更富有成效、更加便于管理同时更有意义。我已经了解了礼仪的规则，它同我们生活和工作中的其他规则一样，不是一成不变的。当我为了创作这本书采访很多有天赋的成功人士时，我发现他们的轶事和至理名言大多数都建立在良好的判断和优雅的礼仪之上。这些成功人士的传记证明，良好的礼仪可以带来事业的繁荣。他们一流的观念、实践和建议，可以激发你的灵感，帮助你描绘出成功的蓝图。