第7堂课 高科技时代的礼仪(3)

    不要主动给对方发送广告

    电子时讯是跟客户、合作伙伴和同事保持联系的主要方式，也是推广公司新闻、新产品和服务的有效载体。但是，发送未经对方同意的电子邮件广告不是一项聪明的商业策略，尤其是人们一个礼拜要收到几百封垃圾邮件的轮番轰炸。为了避免被定义成垃圾邮件发送者，所以只能给那些同意接收你的电子时讯和公告的人发送广告邮件。如果有人选择“退出”，或者想从你的地址清单中被删掉，要尊重他们的要求。

    在发送幽默信息之前要斟酌一封有趣的电子邮件在你看来可能没有什么不妥，但是可能会侮辱其他的人。

    带有敌对性、骚扰性或者歧视性信息的电子邮件的伤害是持久性的，还可能在你不知道的情况下被转发给其他人。开玩笑的时候要小心些，不要发送公司的电子时讯以外的任何信息。

    越短越好对于简短的邮件，你可以在主题栏里写道：“我们能不能下午见面核实一下预算？”，然后用“EOM”结束主题。“EOM”是“EndofMessage（消息结束）”的首字母缩写。这样收件人不需要打开邮件进行恢复。不要过多地使用首字母缩写词汇，除非你的收件人能够明白它的含义。

    用其他方式把你的邮件标记为急件除了使用惊叹号的方式，也可以在主题栏使用关键词来帮助收件人快速过滤和分类时间敏感的邮件。例如，“急件”可以作为“立即阅读”的代码，“FYI”代表不需要回复。

    外出或休假时通知其他人如果你计划离开办公室一段时间，要使用邮件外出自动回复功能。改变你的语音留言，告诉致电者你什么时候去旅行，什么时间返回，和在你不在期间找谁联系。

    避免给人不必要的挫折感下面是电子邮件使用者给别人带来不必要的挫折感的7种方式：

    1、使用很长的签名文件

    2、发送连锁信（收件人需转交他人）

    3、忘记发送附件

    4、发送病毒

    5、忘记检查自己的邮箱，结果由于信件爆满处于拒收状态

    6、格式化的电子邮件，采用“尊敬的先生”这样的词汇，便是你没有进行过对收件人的调查

    7、写信给某人却写错了姓名，或者错误地拼写了姓名。

    黑莓设备

    无论何时当你开会的时候，一定要集中精力在客户、同事和合作伙伴身上。要克制自己不要做出下列的行为：乱涂乱画、用笔敲桌子、咀嚼冰块、把椅子转来转去、前后摇晃椅子、睡觉、修剪指甲、或者用黑莓手机检查电子邮件。珍西?杜恩（JanceeDunn），《滚石》（RollingStone）杂志的特约编辑，同时也是很多出版物的撰稿人，这些出版物包括《O》杂志（美国著名脱口秀节目主持人奥普拉?温弗瑞出版的杂志）。杜恩说，当她在进行采访的时候，很多情况下会感到很失败，因为被采访者似乎对检查他们的邮件更有兴趣，而没有集中精力在采访上。“我采访过很多名人，他们的注意力都放在电子邮件上了，他们在我提问的时候，都能够有勇气去按他们的黑莓手机的键盘。”杜恩说。

    如果你把精力花在关注你的邮件接收设备上，而没有关注其他人，那么他们就会很生气，而且有理由生气。一般情况下，电子邮件接收设备不能在会议环境中使用，它们会转移你的注意力，而你的注意力本应该集中在发言者身上。我看到过有些公司允许周期性的“黑莓”休息时间，这样经理们就可以定期检查一下自己的邮件。在某些特殊的情况下，便携式的电子邮件设备在会议中是很有帮助的。例如，你在等待客户对你提出的问题的答复，只需要看一眼邮件的标题，或只需要阅读重要的部分。尽量在会议结束后回复邮件，除非事情紧急到不能再等的地步。如果你认为你一定要离开房间，要轻轻地，并且提前道歉。把电子邮件设备挂在腰带上，或者放在公文包里，或者干脆留在办公室。如果你把它放在桌子上，

    当设备振动提示你收到电子邮件的时候，你和其他参加会议的人会被它干扰得心烦意乱。

    手机：利还是弊？

    当手机让人们更容易保持联系的时候，他们也拉大了本来处于听力所及范围之内的人们的距离。还记得电话亭是有门的吗？电话亭的门本来是设计用来保护打电话的人的隐私的。但是电话亭已经和现在没什么关系了，因此很明显，人们是不得已而为之，在公共场合讨论自己的私事。

    无线设备的使用人群依然在持续增长，2004年麻省理工学院发布的一次调查显示，手机已经超过闹钟、电视、答录机，成为人们最痛恨但又离不开的一项发明。在二十年前没有手机的时候，我们都能够享受安静，现在它怎么成为我们不可或缺的工具了呢？

    错误使用手机，曾经激起过我们很多人的愤怒。每当发火的时候，就有可能会失去一次商业机会。在很多情况下，不合时宜地使用手机要比缺乏礼仪更常见，因为它可能会疏远旁观者，或者激起旁观者的愤怒。

    几年前，我经历了我认为是最严重的一次手机骚扰。当时我预约了一次按摩，按摩师让我脱掉衣服，脸朝下，趴在按摩床上。几分钟后，她返回了房间，坐在椅子上开始按摩我的肩膀。我闭上眼睛，开始放松。忽然我觉得她的右手离开了我的肩膀，她开始讲话。

    开始我以为是其他人走进了房间。当我发现按摩师是在用手机跟朋友聊天的时候，我感到很震惊。她的对话至少持续了5分钟，在这期间，她一直是用一只手为我按摩。在她挂断电话后，她跟我道歉，但是我没有回应她，因为我对她这种行为感到震惊。现在回想起来，我当时真应该拒绝支付按摩费，但是当时我只是换了一家按摩中心。

    商业发展带动手机礼仪的发展

    现在，越来越多的商业活动开始追赶潮流，但与不礼貌的手机行为进行斗争收效甚微。电影院里张贴了“沉默是金”的海报，航空公司也挂出了安静区域的标识。交通运输行业的巨人——美国铁路运输公司，甚至规定了“安静车厢”。在“安静车厢”内，乘客不允许使用手机、寻呼机、笔记本电脑，说话也只能用很低的声音。如果有人在“安静车厢”使用手机，列车长会很有礼貌地把她安排到别的车厢就坐。

本文摘自《最权威商务礼仪课》

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　　对很多人来说，“礼仪”很容易让人联想到乏味的、老古董似的或者自命不凡的形象，但实际上礼仪并非装腔作势，让人感觉到很造作，或者比别人优越。在接下来的内容里，你将发现商务礼仪不仅仅是给上流社会和追求更高社会地位的人服务的。很多时候，你可以把它当作一项有力的、实际的、能够带来利益的技巧来使用。为了能够在当今竞争激烈的商界中取得成功，你就需要了解商业的规则。因为，要想在竞争中获胜，你就必须了解规则。礼仪就是一套规则和指导，让你在个人生活和职业道路中的各种人际关系更加和谐、更富有成效、更加便于管理同时更有意义。我已经了解了礼仪的规则，它同我们生活和工作中的其他规则一样，不是一成不变的。当我为了创作这本书采访很多有天赋的成功人士时，我发现他们的轶事和至理名言大多数都建立在良好的判断和优雅的礼仪之上。这些成功人士的传记证明，良好的礼仪可以带来事业的繁荣。他们一流的观念、实践和建议，可以激发你的灵感，帮助你描绘出成功的蓝图。