默契：心有灵犀一点通

    小敏是北京龙辉公司常务副总刘军的秘书。前天她去刘总的办公室送邮件时，刘总正在打电话，见她进去之后，他马上捂住话筒对她说：“你赶紧把黄经理找来！”说完继续打他的电话。于是，小敏马上打电话给黄经理，说刘总有急事找他。当黄经理急急忙忙来到刘总的办公室时，刘总冷冰冰地问他：“你有什么事吗？”原来刘总是南方人，说话王黄不分，他要找的是王经理，却被小敏听成了“黄经理”。结果小敏不仅挨了刘总的训斥，而且还把黄经理给得罪了。

    昨天上午，小敏去刘总办公室送材料，刘总正在看资料。她进去之后，他头也没抬就对她说：“把那份资料给我拿来！”

    “哪份资料？”小敏一头雾水，有些莫名其妙。

    “哪份资料？”刘总有些诧异，抬起头来盯着她，似乎觉得她问得多余，她没有理由不知道自己要哪份资料。他愣了一下之后便说：“就是关于××公司的资料。”

    小敏给刘总当秘书将近半年了，但是直到现在只要一进刘总的办公室，她心里就有些紧张。她不知道自己要怎么样做才能与刘总“合拍”，因此她想调换工作，甚至跳槽。小敏在工作上之所以难与刘总“合拍”，是因为她对刘总缺乏起码的了解。如果秘书对上司缺乏起码的了解，在工作中就很难领会上司的意图；不能领会上司的意图，自然就抓不住自己工作的重点，所以，一些秘书经常费力不讨好，甚至给上司帮倒忙。很多秘书总觉得自己工作被动，就是因为他们不了解自己的上司，在工作中没有提前量；工作一被动，就缺乏乐趣，感觉是在“打杂”。

    秘书必须像推销员了解自己的客户那样了解自己的上司。

    秘书必须充分了解自己的上司，这可以说是从事秘书职业的起码要求。秘书应了解上司的工作内容、权限以及上司的工作习惯，并对上司的性格、价值观、交往的范围和一些家庭私事也有基本的了解。如果秘书十分了解自己的上司，知道上司在想什么和准备做什么，那他的工作就会很主动，工作就会有提前量。工作主动，上司自然就会很高兴，并给予积极评价，因而秘书就能享受自己工作的乐趣，“打杂”就不再是件苦差事了。

    但是秘书与上司双方在地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异，而且每一个上司也都是有七情六欲的人，他们都有自己的个性和爱好，在工作中有自己的工作习惯和思维方式，所以，秘书要了解上司并不是一件很容易的事。在工作中，如果上司作指示时一是一、二是二，条理清晰，批示明确，秘书理解和执行起来就比较容易，很多上司因为工作繁忙，除了重大问题，很少对秘书作明确而又完整的指示，日常工作中的指示大都是口头和即兴的，因而他们的指示大多是含糊和零碎的，这又增加了秘书理解的难度。当然，有些时候，连上司自己都不知道自己在想些什么，他当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，上司也不会向秘书作“思想汇报”。

    留心观察，循序渐进秘书要了解上司和上司的工作，只能循序渐进，慢慢地细心地去观察和了解上司，例如，他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题等。通过这种日常观察，秘书就可以逐步了解上司，知道他内心真正在想些什么，例如，他目前最关心哪些问题，哪些问题最让他头痛，他有哪些项目想急于实现，他正在筹划什么项目或行动。如果秘书能真正了解上司在想些什么，那么他也就基本把握了自己的工作重点，在上司想要材料的时候，你已经准备好了；在他想要见什么人的时候，你已经把对方的电话号码找出来了；在他想要杯咖啡的时候，你也已经把咖啡冲好了……这样，即使上司的指示是含糊的甚至只是一个手势或一个眼神，你也能猜得八九不离十。如果秘书与上司能在工作中配合默契，就能让自己与上司的工作相得益彰。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。