用心：听话听音，融会贯通

    小蔓是北京中仪公司的总经理秘书。今天下午她去老总办公室给老总送文件的时候，老总说快到年底了，今年公司业绩不错，特别是今年开发的微电子探测仪销路不错，把国外的同类产品压下去了，董事会非常满意。这同公司的广告策划分不开，所以，想请公司广告部的人吃顿饭，表示一下公司领导的意思，让小蔓具体安排。老总与小蔓把吃饭的具体时间、标准和地点商量之后，老总让她通知广告部。

    小蔓刚回到自己的办公桌时，办公室主任就打来电话，让她尽快把老总在公司年终总结大会上的讲话稿写出来。小蔓原想去一趟二楼的广告部，当面通知他们，一看自己手头有一大摊子事，她就用电话通知广告部的经理，说老板在什么时间和地点请客。快下班时，小蔓打电话给销售部经理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知了老总请客的事情。不仅销售部的人知道了，而且下班之前整个公司的人都知道了。老总也知道了这事，对小蔓感到非常失望。好事还没做，坏事就出来了。小蔓当然可以责怪销售部经理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。为什么会出现这种局面，最根本的原因是小蔓没领会老总的真正意图。老总请客，犒劳广告部全体员工，并不是单纯为了吃一顿饭，而是要营造一种气氛，让大家高兴高兴，从而达到精神鼓励的目的。小蔓虽然有些忙，但是不至于抽不出时间亲自到广告部去一趟。小蔓用电话通知广告部经理，即使不被销售部经理听到，你公事公办，气氛也出不来，老总要请客的效果就先打了一半的折扣。

    秘书之所以不能了解上司的真正意图，是因为他在接受上司的指示时没有用心，未听出领导的弦外之音。上司站得高看得远，考虑问题全面而长远，但是他们不会轻易地将自己所有的想法告诉秘书，这就要求秘书在与上司沟通时集中精力，吃透上司指示的精神。秘书是上司通往各部门的桥梁，他需要把上司的指令和意见传达给各部门。如果秘书自己都没有完全理解上司的真正意图，他当然就不能及时、准确、完整地将上司的指示传达给职能部门或客户。一些秘书在接受上司的指示时，总以为上司交办的都是些鸡毛蒜皮的小事，所以他们满不在乎，敷衍了事，到头来经常是成事不足，败事有余，只给上司帮倒忙。

    如果小蔓在接受老总准备请客的指示后，在心里琢磨出老总请客的真实意图的话，她就一定会抽时间去广告部，当面告诉大家说老总要犒劳他们。听到老总要请客的消息，大家一定会很高兴，于是她与大家一起说说笑笑，甚至开几个无伤大雅的玩笑，气氛就出来了。老总的饭还没吃，小蔓就已经完成了老总请客的任务。

    接受指示时集中注意力秘书要正确理解上司指示的意图，就要做到在接受指示时精神高度集中，最好是养成作记录的习惯。对一些重要的指示，或涉及时间和地点的指示，在上司说完之后将重点重复一遍，以确认无误。

    用心琢磨上司指示的真实意图在接受指示之后还应多琢磨，例如，小蔓在接受完老总请客的指示之后，就要多想想：为什么老总单请广告部？老总的真正意图是什么，难道仅仅是为了吃一顿饭……秘书在接受上司的指示时不能拘泥于个别词句，应从总体上把握指示的精神，特别是要注意听出他们的弦外之音。知道了上司指示的真正意图之后，就应用心琢磨用什么方式执行能达到最佳效果。上司一般只看结果，很少看过程，这就给秘书发挥自己的聪明才智提供了极大的空间。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。