解围：给领导预备下台阶的梯子

    小婕是北京天诚科技发展公司总经理办公室的秘书，这天上午她与同事小妤从外面办完事回来，刚进办公室，办公室主任就大骂小妤：“你这个管档案的是怎么管理的？赶紧把××文件给我找出来！”见小妤想分辩，主任的火气更大了，根本不给她说话的余地：“废物！饭桶！养你这种秘书有什么用！”

    从小到大，小妤什么时候挨过这样的辱骂？她眼泪滂沱地冲进了洗手间。小婕在小妤之前负责过档案管理，所以，她一边找文件，一边问主任：“发生了什么事？”原来，就在十多分钟之前，公司老总来电话，让人马上把上周与西安方面签的几份投资意向书送过去。当时办公室只有主任一个人在，他平时不管文件档案这类具体工作，所以找了一阵也没找到，因此老总在电话里大发雷霆：“你这个主任究竟是怎么当的！连文件放在什么地方都不知道，你一天到晚到底在干什么！”

    小婕赶紧把那几份文件找了出来递给主任。主任将文件送完回来后，脸色更加难看了，原来他到老总办公室后，老总的气虽然消了不少，但是仍然把主任数落了一通。当小婕把给他沏的茶递给他时，他没好气地说：“这个水怎么那么烫？你这个秘书是怎么当的？”见主任又把气往自己身上撒，小婕感到莫名其妙。她知道这个时候不能惹主任，便躲得远远的。办公室主任为什么生小婕的气，就是因为他觉得自己需要帮助的时候，小婕在袖手旁观，甚至可以说是置之不理。秘书作为助手，应该随时关注自己上司的工作，以便在他需要自己帮助的时候给予帮助。在现代职场上，每个人都有自己的“老板”，都要面临各种人际关系。当你的上司在处理各种人际关系的时候，也会因经验或能力的不足而面临尴尬的局面，或与客户争吵，或被他的上司批评，或被同级嘲笑……面对各种压力，他们也有控制不住局面需要人帮助的时候。但是在自己的秘书面前，他们又要保持一定的尊严，所以他们很少主动开口要求秘书给自己提供帮助。因此，秘书遇到这种情况，应该自觉地找来梯子让上司下台阶，以尽快让上司摆脱难堪的局面。如果上司遇到困境而你熟视无睹，一副与己无关的样子，那么他自然会找借口发泄对你的怨气。

    如果小婕找出老总所需要的文件后，不是交给主任，而是自己送到老总那里去，那么即使主任的脾气再大也不至于再朝小婕发火了，那小婕就主动给了主任一个体面地下台阶的机会。

    随时关注上司的需要一个优秀的秘书应当随时关注自己上司的需要，当他发现自己的上司因承受巨大的压力而沉不住气或者大发脾气的时候，他会更加沉着和冷静；他自己不仅能平静正常地继续工作，而且还能想办法缓和气氛，让上司尽快恢复正常工作的状态。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。