周到：让领导的决策更简捷

    小柔是北京中福集团的总裁秘书。按昨天下午下班之前订好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与宏图公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟通恒公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，通恒公司的李总准时来到公司，小柔请李总在会客室稍等，自己以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示李总已到，可老总对小柔的暗示一点儿反应也没有，还是从足球到汽车，前三百年后五百年地与刘总穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十，见李总等得有些不耐烦了，小柔只好又一次来到老总办公室，这次她递给了老总一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，便置之不理，继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出老总的办公室，她不明白老总为什么会这样不负责任。

    出现这种局面，当然不能排除老总在这里是有些耍小性子的可能，但是小柔这么请示老总，实际上也是让老总为难。老总在谈兴正浓的时候，他很难在你的纸条上做什么指示，更不方便回答你的“怎么办？”之类的问题。没有一个领导是万能的，否则就没有必要为他们配备秘书了。特别是随着市场竞争日益激烈，现代企业领导人决策的风险也越来越大，而且公司的规模越大他们的决策风险也就越大。因此，秘书要尽可能地为上司创造良好的决策环境。领导人所需的决策环境分为“硬”环境和“软”环境。良好的“硬环境”就是指领导的办公室要做到整洁、舒适和安静，领导人在决策过程中不易受外界的影响和干扰，能保持一个平和的心态，所以，秘书要为他们整理办公室、转接电话、招待客人甚至处理一些私人事务；良好的“软环境”就是指领导在决策过程中要有充分、准确和及时的信息，以保证领导人作出科学而又及时的决策，所以，秘书在上司决策之前要为他收集和整理各种必需的信息。由于公司领导人责任重大，日理万机，因此，秘书不仅要为上司的决策创造良好的环境，而且要尽可能地让上司的决策快捷而又简便。秘书在工作中遇到自己不能做主解决的问题，的确是需要请示的，但是不管上司当时是不是很为难，或者有没有能力解决这些问题，一遇到问题就把它们全盘交给上司，那秘书实际上就是把上司变成了自己的秘书。

    如果小柔把字条的内容改为“还要让李总等多久？”那么上司看到后只要在上面写上“5分钟”或“30分钟”就行了，决策简单而又快捷。像小柔这样递给老总一张“怎么办？”的字条，老总就要先停止与客人的谈话，考虑好了再写到纸条上。这不仅让上司一心多用，而且也不方便“指示”。从表面上看，这是一个经验不足的问题，实质上反映了小柔责任心方面的问题。

    少让上司做问答题为了让上司的决策方便快捷，秘书在请示时要尽量让上司少做“怎么办”或“如何做”之类的问答题，而是尽量让上司多做选择题。选择题就是当你把问题汇报给上司后，还要准备提供相应的解决方案，上司只需要对你提出的方案作肯定或否定的选择，或只要在你提出的若干个备选方案中选择其中一个即可。秘书多让上司做选择题，不仅降低了上司的决策难度，履行了自己作为助手的职责，而且自己也在设计选择题的过程中，提高了自己的能力和水平。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。