冷静：给领导创造再次决策的机会

    小温是北京远方工贸公司的总经理秘书。今天上午十点左右她正在整理档案，老总来电话让她去他的办公室。一进门，老总就说：“小温，我刚才起草了一封给深圳隆源公司钱总的信，你马上把它打印出来，用传真发给他！”

    小温接过草稿，信的内容大致是这样的：钱总，你我两家公司打了这么多年的交道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决定断绝我们两家公司的一切往来！

    对于本公司与隆源公司之间的关系，小温也知道个大概，因为钱总每次来北京，都是她负责接待的。她觉得钱总的一些做法虽有不妥之处，但老总也没有必要这样大动干戈。于是，她对老总说：“老板，您这么做是不是意气用事？”

    见小温说自己是意气用事，老总更是气不打一处来：“你怎么知道我是意气用事？我就是意气用事又怎么了？”

    狗咬吕洞宾，不识好人心！小温在心里嘟囔着，回到办公室马上把老板的信打印出来，用传真发了出去。快下班的时候，老总问小温传真发了没有。当他得知传真上午就发出去了之后，眼里露出了明显的悔意。小温也看出来了，老板对自己也非常不满。老总之所以对小温不满，是因为他觉得小温作为自己的助手，在自己不冷静的时候也跟着不冷静，从而让自己失去了纠正因冲动而作出错误决策的机会。企业的领导人每天都面临着激烈的竞争压力，他们不仅在生意场上会遇到挫折和失败，而且在公司内部也面临许多不顺心的事，因此，他们在工作中失去冷静，感情用事也是正常现象。

    秘书发现上司有些意气用事之后，提醒老总，这表现出了一个职业秘书应有的素质，但是秘书不应用“老板，您这么做是不是意气用事？”这种口气跟上司说话，这等于变相顶撞上司，是非常错误的。为了企业的整体利益，勇于谏言，这是忠诚的表现。对于一个秘书来说，没有这种“忠诚”，就不可能成为一个好秘书，但仅有“忠诚”，也不是一个好秘书，因为秘书既不是公司政策的制定者，也不是公司的最后决策人。更为严重的是，上司因不冷静对秘书说了不冷静的话之后，秘书也跟着意气用事。

    小温的老总也是普通人，他也有自己的喜怒哀乐，也有控制不住自己情绪的时候。当他火气消下去之后，他一定会反思让小温给钱总发传真的事。通过反思，也许他会觉得自己做对了，也许他会觉得自己过于情绪化。因此，如果小温回到办公室后不急于发传真，而是在快要下班的时候，问问已经心平气静的老总，要不要把传真发给隆源公司的钱总，那就有可能会出现一个皆大欢喜的结果。

    给上司创造第二次决策的机会作为助手，秘书在发现上司缺乏冷静之后，要更冷静些。首先，你要仔细分析上司失去冷静的原因。这就要求秘书要经常了解上司的工作内容和真实的想法。例如，小温的老总，他作为公司的最高领导人，他肯定有自己看问题的角度和思维方式，经常在权衡各方面的关系和利益。他之所以对隆源公司的钱总怒不可遏，可能是因为他早就与隆源公司积累了许多恩怨，只不过是小温作为秘书不知道罢了。其次，秘书在工作中发现什么问题或有什么新的设想时，应当及时向上司提出来，但是当你提出自己的设想或忠告时，应全面了解各方面的情况。在不明白上司的真正想法之前，秘书仅仅是上司的助手。当你确信上司决策出现了失误之后，那你作为助手就应想方设法给上司创造再次决策的机会。

本文摘自《从校园到职场》

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　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有 职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。
　　在此基础上，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。