第9章 如何最大限度地利用排序(2)

　　列出清单之后，在实际做任何事情之前，你可以先看看清单上的内容，想想自己可以把哪些工作委托给别人——不一定是你的下属或者是保姆，你还可以把工作交给你的同事或者甚至是上司，他们能够更快更好地完成这些工作，或者可以为你提供一些很好的建议。

　　根据自己的实际情况，如果你可以在一天结束的时候完成清单上所有工作的话，你不妨尝试一下。但或许你有时也能够提前预料到自己不可能完成所有工作。当你有太多事情需要做的时候，建议你可以仔细考虑一下到底该选择做些什么，而不要一味迎合别人的要求。

　　需要再次强调的是：一定要确定优先次序。有些人会选择尽量完成清单上的内容。结果虽然他们完成了清单上的大部分工作，可他们的工作效率并不高，因为这些任务往往并不重要。还有一些人则喜欢从清单上部开始，一直往下做，这些人也可能并没有意识到哪些任务是特别重要的。要想避免这个问题，最好的方式就是拿出你的清单，根据重要性大小在每件任务之后标上ABC次序，尽量把工作委托给别人完成，并随即对清单进行相应的修改。

　　我的一位朋友喜欢用黑色来标记那些正常的任务，用红色来标志那些比较重要的任务。对于那些不喜欢设定优先次序的人，我向你们推荐一种方法：把A级任务和B级任务写到一张纸上，把C级任务写到另外一张纸上。你可以把AB级任务放到C级任务之上，这样每当你拿起AB级任务清单去挑选一件C级任务的时候，你都会意识到自己是在浪费时间。

　　你可以用不同的方式来描述“事务清单”上的任务。一种是功能性的：见某个人、给某人打电话、跟进某项工作、考虑某件事情、决定某件事、或者是记录某件事情。或者你也可以根据工作内容的相似性来对活动进行归类（比如说有关水污染的活动），或者你可以根据地点来进行归类（拜访几位相互临近的客户），或者以人为中心来进行归类（你有几件工作需要请示上司）。

　　不要为无法完成所有任务焦虑

　　列完清单之后，你可以首先完成所有的A级活动，然后着手处理B级活动，最后处理C级活动。有时候你可能会完成清单上所有的任务，但大多数情况下你都无法做到这一点。而且即便你是以优先次序开展这些活动的话，你甚至连所有的A级活动都未必能完成。有的时候，你可能会完成所有的A级活动和B级活动，有时候你会完成所有的A级活动和B级活动，以及一些C级活动。很少有人能够完成所有的任务。但记住，“事务清单”的目的在于帮助你更好地利用自己的时间，而非做完清单上所有的事情。如果你觉得自己已经做完了所有的A级活动，那么你可以重新考虑一下自己还有哪些比较重要的工作没有完成，并把它们添加到你的清单上，比如说整理文件夹，读完《战争与和平》，为阿姨挑选一件生日礼物——所有那些非常重要，而你当初却没有想起来的任务。它们并不需要你花费太多时间，而且今天就可以开始。

　　我的研讨班上经常有许多办公室职员、家庭主妇，以及职业人士，他们只是希望能够让自己的工作更加“井井有条”。几个月之后，大多数人都感觉，在定期列出任务清单并对任务进行次序设定之后，他们的生活都变得更有条理了。比如说，一位刚刚被提拔为护士长的女士用这种方法在工作当中取得了成功，然后她开始尝试把这种方法应用到自己的家庭生活当中。良好的时间管理在工作之外也同样重要。没有人希望在休息的时候也像工作当中那样紧张，但如果能够让事情变得更有条理的话，人们就会感到更加放松。

　　我在上一章里提到的那位总会计师在工作的时候会尽心尽力，但他实际上只把时间用来做那些最为重要的工作。这样每天回家的时候，他都会有一种巨大的成就感。

　　如果你的工作当中有很多细节性工作的话，那工作次序的设定就显得尤为重要——它可以确保你不会遗忘某些工作；可以帮助你确认自己已经完成了所有重要的工作；可以激励你勾掉那些并不需要的工作；并可以提醒你还有哪些工作需要完成。

　　通过完成更多的A级活动，并尽量减少C级活动的时间，你所取得的成就会发生结构上的变化。你可以把以前的A级活动分解为新的A级和B级活动，可以把以前的B级活动降级为C级活动，并把一些C级活动完全删除。

本文摘自《美国前总统克林顿在回忆录《我的生活》中深情推荐此书》

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　　 《如何掌控自己的时间和生活》告诫人们，一定要记住，这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧，就像驾驶一样，有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。
该书所倡导的时间管理系统系统已经成为不少当今世界著名企业采用，如A.T.& T.、美国银行、IBM、标准石油；一些繁忙的知名人士也把本书看作是安排生活的指导，如歌星尼尔？迪亚蒙德、女权主义者、作家格劳里亚？斯坦纳姆、设计师米尔顿？格拉塞尔等；此外，还有成千上万名执行官、专职业人士、学生等，他们都有一个共同的特征，已经成功，或者正在追求成功。