第9章 如何最大限度地利用排序(1)

　　我用了几个月时间寻找高效工作的秘密。刚开始接触这个问题的时候，我曾经向一些成功人士请教他们的成功秘诀。我还记得我曾经跟加州标准石油公司的一位副总裁讨论过这个问题，他说道，“我的秘密……我只是列一张‘事务清单’罢了。”

　　就在那次谈话之后的第二天，我到一座大城市举办一场关于时间管理的研讨会。那天中午，我有幸跟当地的一位成功人士共进午餐。有人说他实际上拥有了这座城市——他是这座城市电力及煤气公司的主席，拥有五家制造公司，手上还有十几家大小企业。无论用什么标准来衡量，他都是一名成功人士。当我问他是如何应付这么多工作的时候，他回答道，“哦，这个简单——我有一张‘事务清单’。”他告诉我他实际上把这当成一项游戏。

　　每天早晨起床之后，他的第一件事情就是列出自己希望当天完成的任务。每天晚上的时候，他就会检查清单，看看自己已经完成了多少工作，还有哪些工作没有完成，并同时给自己打出分数。他的目标是能够得一百分，也就是要完成所有的工作。

　　多年以来，他对这项游戏的兴趣始终未减，每天只要一有时间，他就会尽快完成一两项清单上的任务——比如说给某人打个电话，构思会议重点，跟妻子共同讨论某个问题等等。他总是立即动手完成那些最重要的活动。眼看一天即将结束的时候，他就会努力尽快完成清单上的任务，以便能够使自己得到一个好的分数。

　　就这样，我先后跟许多位成功企业家以及政府管理者交流，总是能够听到他们提到“事务清单”。于是在一次研讨会上，我就问大家有多少人每天会为自己列出一张“事务清单”。几乎所有人都举起了手。然后我又问有多少人会自觉地每天都为自己列出一张这样的清单，把所有的事务排好次序，并在每完成一件的时候用笔勾掉。说完这个问题之后，我发现大部分人都把手放了下来。事实上，虽然大多数人在特别忙碌的时候都会为自己列出一张任务清单，可很少有人会坚持每天都这样做。

　　只有坚持每天列清单才会有用

　　那些处于顶级或底端的人都知道列出“事务清单”的重要性，但二者之间的区别就在于：前者能够坚持每天都这样做，而后者却并非如此。要想在有限的时间里完成尽可能多的工作，其中一个秘诀就是每天都为自己的任务列出清单，把它放在身边，并让它来指导你每一天的具体工作。

　　由于“事务清单”非常重要，我们不妨仔细研究一下。清单上的基本内容非常简单：在纸的顶端写上“今日事务”，然后在下面列出你当天想要完成的工作；每当完成一件事情的时候，勾掉清单上相应的内容，并随时补充上新的任务。

　　要想很好地利用“事务清单”，你最好能够把所有需要完成的任务列到一张清单上，而不是随便地写到小纸条上。你可以把清单放进自己的备忘录里。我认识的一位企业人士喜欢把“事务清单”放到办公桌上的一个小垫板上。我还认识一位女士，她每次买衣服的时候总是会选那些带有口袋的衣服，这样她就可以把“事务清单”随时带在身边了。

　　还有一位家庭主妇，她总是丢掉自己的清单。有的时候，她用来寻找昨天清单的时间甚至比写当日清单的时间还要长。为了帮助她更好地控制自己的时间，我建议她把所有的清单都夹在一个笔记本里。这样她不仅不会丢掉当天的任务清单，而且还可以随时整理所有未完成的A级活动了。

　　有些人不喜欢把任务写下来，他们总是把要完成的任务装在脑袋里。在我看来，这种做法的效果通常并不理想。既然能够写下来，为什么还要把它们挤到自己的脑子里呢？与其如此，倒不如把大脑闲下来做一些更有创造性的工作。

　　把什么样的任务列入清单

　　你准备把所有要做的事情，包括那些日常工作，都写到清单上吗？还是你只打算把那些特别重要的事情写到清单上？你是要在清单上写出你今天所有可能会做的事情吗？还是只写出那些自己准备去做的事情？在这些问题上，不同的人有着不同的答案。我建议你不要把那些日常工作都写到清单上，你可以只列出非常重要，而且需要得到特殊提醒的工作。

　　别忘了把长期目标中的A级活动列到“事务清单”上。虽然把像“开始学习法语”、“结交新朋友”等任务跟“带回家一加仑牛奶”或“买一张生日卡”之类的任务写在一起有些奇怪，但你还是希望能够在同一天做完这些事情。如果你使用“事务清单”来指导自己的工作，你可以在上面写出自己的长期计划，这样在你就可以为自己安排出适当的时间来完成这些计划了。

本文摘自《美国前总统克林顿在回忆录《我的生活》中深情推荐此书》

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　　 《如何掌控自己的时间和生活》告诫人们，一定要记住，这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧，就像驾驶一样，有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。
该书所倡导的时间管理系统系统已经成为不少当今世界著名企业采用，如A.T.& T.、美国银行、IBM、标准石油；一些繁忙的知名人士也把本书看作是安排生活的指导，如歌星尼尔？迪亚蒙德、女权主义者、作家格劳里亚？斯坦纳姆、设计师米尔顿？格拉塞尔等；此外，还有成千上万名执行官、专职业人士、学生等，他们都有一个共同的特征，已经成功，或者正在追求成功。