第10章 有些事做了不如不做(5)

　　怎样处理文件

　　你根本不需要按照以前的方式处理文件。这并不是说你从此以后可以不用再处理文件，事实上，你完全可以开发出一套有效的系统来规范文件管理，而你可以通过该系统来更加高效地管理自己的各种文件。该系统必须包括你所收到以及发出去的文件，以及你处理文件的整个过程。

　　首先你应该对自己收到的文件进行归类。然后在接下来的几天时间里，你可以仔细地对自己接收到的文件进行处理。想想看，你有没有什么办法来减少自己接收到的文件。你可以告诉自己的秘书如何对文件进行归类，应该把哪些文件转到哪个部门，或者应该直接把哪些文件丢掉。

　　一位执行官让他的秘书把每天的文件分为“行动”、“信息”以及“推迟”三个类别。“行动”类文件夹当中的文件大都需要他立即进行处理。他会把“信息”类文件夹放到公文包里，等到上下班的路上读。然后他会把“推迟”类文件，包括他要阅读的杂志，放到一个单独的抽屉，以便有空闲时间的时候阅读。

　　你可以逐渐随手写些小纸条的习惯，这样你就可以更快地在文件上写出处理意见，并很快打发掉那些并不重要的工作——如果你需要对所有的文件处理结果做出记录，或者你需要提醒自己跟进某件工作的话，你可以让你的秘书把文件复印。

　　对那些需要一些比较正式或比较长的回复的文件来说，建议你使用听写机。许多第一次使用听写机的人都感觉它能够帮助自己节约大量时间。一位执行官甚至只用听写机记录自己的一些关键想法，然后让秘书根据他的这些想法写出回复批示。

　　只有一次

　　我多年来始终遵守的一条原则就是，“每份文件只处理一次。”一旦拿起一份文件，就一定要把它处理清楚。当你第一次看到一份文件，而且你的第一反应仍然非常清晰的时候，做出决定往往相对比较容易一些。不仅如此，你还可以节约以后再次熟悉文件所需要的时间。

　　当然，并非所有的文件都可以立即决定。有些文件当中所提到的问题需要你用几个星期，甚至几个月的时间才能解决。在有些文件当中，几乎每个字都非常重要，所以你必须对整个文件的措辞字斟句酌。有的时候，如果你能够多花一些时间仔细考虑一下，或许能够考虑出更好的解决方案。

　　因此，一种更为妥当的原则就是，“尽量一次处理完一份文件。如果实在不行，每次拿起文件的时候，你也要尽量往前推进一步。”换句话说，如果你感觉迈出一大步有困难的话，一小步也行。

　　比如说，一位执行官拿起了一份文件，他可能会想，“这可不是个好差事。我现在没办法解决它，但我待会儿可以打个电话，开始着手处理这件事。”就这样，他至少已经开始进行规划，将整个过程向前推进了一步。而且当他再次看到这份文件的时候，他很可能会立即拨通某个部门的电话。

　　另一方面，不要去做那些没有必要的工作。一位秘书抱怨说自己的上司总是过于追求完美，他每封信都要打上三遍草稿——即便是那些最微不足道的事情——然后才发出去。时间一长，这位秘书也养成了一个坏习惯，她交给上司的草稿总是错误连篇，直到修改三次之后才能保证全部正确。

　　严格要求你的秘书，确保她交给你的文件都是立即可以发出去的。在作出任何改动之前，问问自己，你是否值得在上面投入更多时间，或者说你这样做是否有意义。

　　下次当你发现自己正在没必要地浪费时间的时候，建议你停下来，提醒自己最好把时间用在一些比处理文件更加重要的事情上。问问自己，你为什么不把时间用来解决文件当中所提到的问题？然后立即采取行动。

本文摘自《美国前总统克林顿在回忆录《我的生活》中深情推荐此书》

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　　 《如何掌控自己的时间和生活》告诫人们，一定要记住，这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧，就像驾驶一样，有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。
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