第10章 有些事做了不如不做(4)

　　每次要回一封信的时候，她总是不得不翻遍整个抽屉。同样，在每个月月初的时候，她也要翻遍整个抽屉才能找到上个月的帐单。所以只要有可能，她总是给自己找各种理由来回避这项工作，她甚至因为不想去翻抽屉而迟迟没有回复一些重要的邮件。

　　解决这个问题的办法似乎非常简单，我建议她准备一个文件盒，然后在里面放上一百个可以贴标签的文件夹。她为所有的菜圃、账单、要回的信、要保留的信、化装提示、活动安排、孩子的活动、旅行计划、阅读书目等等准备了专门的文件夹。这样她就可以很容易地找到自己所需要的资料，每当需要回信的时候，她也就不再需要翻遍整个抽屉了。

　　毫无疑问，许多家庭主妇都有自己的资料整理方式。在整理资料的时候，最主要的是要把那些A级文件跟C级文件区别开来。如果你有很多信件需要回复的话，我建议你可以考虑准备不同的文件夹，将收到的信件也按照ABC的顺序进行归类。

　　每个家庭主妇都应当有自己的办公桌

　　每个家庭主妇都应当有自己的办公桌。她们也有很多文件需要处理。我曾经见过一些家庭里在起居室沙发的一端布置了一个小办公桌，还有的人家把厨房里的某个角落改装成了一个写字台，把厨房的抽屉用来放文件。这些做法都是值得推荐的。

　　不久前一家大型服装连锁店的老板来到我这里，告诉自己每天要处理的文件简直让他无法应付。他感到每天关于各种服装生产线、制造商的宣传资料、定单表格、库存清单、广告商的宣传建议、本地报纸，以及各种税单和薪资表等等的信息简直排山倒海。他总是亲自检查所有的信件。除此之外，他还会随时写下很多改进店面以及提高服务人员销售技巧的建议。

　　由于文件太多，他有时根本处理不完。而且每当他有一个不错的想法的时候，他总是希望能够把它执行出来。他知道自己并没有对这些工作进行详细的分类，而且他知道如果在这样继续下来的话，他迟早有一天会陷入崩溃的境地。

　　我建议他在每天收到邮件之后，对其进行简单的归类，把最重要的邮件放到办公桌的最上面，然后按照从上往下的顺序进行处理。我让他把当天没有处理完的B级邮件和C级邮件放到右首的抽屉里。这样到了第二天的时候，他可以首先处理当天的新邮件，如果还有时间的话，他就可以从右首的抽屉里取出一些邮件处理。或者他可以在第二天一到办公室的时候，就从右首的抽屉里取出一些，把它们当作“今天的邮件”进行处理。

　　毫不奇怪，在所有放到右首抽屉的邮件当中，有80%都没有得到处理。但他确实可以从中取出20%，放到当天的邮件当中，然后一起处理。

　　一旦发现右边的抽屉满了，我建议他把所有的文件拿出来，放到右边最下面的抽屉里。大约过了三个星期之后，右首最上面的抽屉又满了，这时他又仔细检查了一下最下面抽屉里的邮件，把那些并不重要的邮件扔掉，然后把上面抽屉里的邮件转到下面，就这样，大约每过两个星期左右，他就会把同样的流程重复一遍。

　　废纸箱

　　当然，在这个过程当中，只要一看到机会，他就会把一些文件扔进废纸箱。可在很多情况下，他还是有些顾虑，担心自己不小心扔掉了重要的资料，于是我建议他把要扔进废纸箱的文件放到一个专门的文件夹里，并在文件夹上写上“右首最下方抽屉中的C级文件，9月份。”每次积攒了一定数量的文件之后，他都会把这些文件放到这个文件夹里，然后放到一个更大的文件柜里。在我的建议下，他不断把右首最下方抽屉里的文件转移到文件夹里，并在那里保存一年。

　　过了大约一年时间之后，他发现每次从保存了一年的文件当中扔掉一些的时候，他总是会有一种巨大的满足感，而且心里非常庆幸自己当初没有做这些被证明并不重要的工作。比如说，他本来打算在自己的商店里布置一种新的陈列架，可后来却发现那种陈列架很快就过时了。他所有搜集的一些关于装饰性珠宝的剪报资料都可以被扔掉，因为他商店里早已没有了珠宝存货。他用来提醒自己关于仓库保管员工作能力的便条后来也每用了，因为这个保管员很快就辞职了。

本文摘自《美国前总统克林顿在回忆录《我的生活》中深情推荐此书》

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　　 《如何掌控自己的时间和生活》告诫人们，一定要记住，这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧，就像驾驶一样，有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。
该书所倡导的时间管理系统系统已经成为不少当今世界著名企业采用，如A.T.& T.、美国银行、IBM、标准石油；一些繁忙的知名人士也把本书看作是安排生活的指导，如歌星尼尔？迪亚蒙德、女权主义者、作家格劳里亚？斯坦纳姆、设计师米尔顿？格拉塞尔等；此外，还有成千上万名执行官、专职业人士、学生等，他们都有一个共同的特征，已经成功，或者正在追求成功。