第14节：用"一张A4纸"锻炼思考能力(1)

　　第2章

　　用"一张A4纸"锻炼思考能力

　　思考能力强化法

　　简要流程图

　　鱼骨图

　　模块化表单

　　逻辑学树状图

　　矩阵图

　　选择树状图

　　简要流程图

　　只需一张A4纸，任何人都能改善业务流程

　　"为了提高工作效率，我想重新审视一下工作程序。"

　　"我们计划缩短交货期，提高生产效率。"

　　在这种时刻，有的公司会使用流程图。所谓流程图，是指将工作程序或流程做成图示进行说明的"流程图示"，据说使用此流程图，可以增进部门之间的相互理解，这样，工作就可以顺利进行。

　　但是，真的是这样吗？我认为有的时候，它也会成为改善业务的禁锢。之所以这么说，是因为流程手册上的符号种类繁多，有的时候，只有部分熟悉组织体系的人能够理解、把握，一般人很难理解。因此，在这种情况下，便容易出现"那个符号是什么意思来着？我忘记了。还是算了吧"的情况，从而使人们在不知不觉间轻视了它。

　　虽说如此，但如果从任何人都能准确把握业务流程的角度来说的话，我们还是不能轻视它。

　　因此，我要推荐一个一页A4纸的"简要流程图"。说起来，它的使用方法也非常简单。首先是划分部门。部门数在五个左右比较合适。因为正如我多次强调的那样，人一次只能处理、理解五件左右的事情。因此，如果部门较多的话，我建议大家将部门结构从科合并为部，再从部合并为总部等单位。

　　其次便是符号问题了，我推荐的"简要流程图"仅使用"长方形"、"↓（箭头）"和"文档符"三种。

　　"长方形"中填写相应部门的主体业务，"↓"用来表示部门之间的关系，也就是说，在工作程序从一个部门转移到下一个部门的时候使用，"文档符"中填写在这个过程中产生的输出文档（站在下一个部门的角度来看的话，就是输入文档）。

　　此流程图非常简单，如果使用它，任何人都可以立刻理解。

　　在我看来，这个流程图派上用场，是在Yahoo!BB展开业务不久之后的事情。当时，软银公司（译者注：英文为Soft Bank）还没有明确定义出向NTT（译者注：NTT为日本电信电话柱式会社的英文缩写，在这里可以理解为电信部门。）申请开通ADSL业务失败后的解决方法简要业务流程图。因此，在很多情况下，即使前面的业务出现了错误，也会进入下一个业务流程，当时的现状是，即使申请人投诉"未开通"，也很难彻底查明其原因。

　　具体来说，便是在申请开通ADSL业务时，申请人需要提供正确的电话线路开户人。如果开户人不正确，即使向NTT提出申请，也无法让他们来安装。例如，一个家庭的儿子提出了申请，但这个家庭在NTT的开户人是户主父亲，这个事例就属于以上情况。但是，这种情况很难在营业第一线进行确认，因此，在当时，线路的开户人和申请人（使用人）不一致的案例甚至占到三成以上，来自这些人的投诉不绝于耳。这样一来，营业第一线的工作人员就必须事先向申请人确认这件事。

　　简要业务流程图制作出来之后，标准化的业务流程稳定地确立了下来。这之后，即使某一环节出现了问题，也会在营业第一线得到修正，投诉也开始骤减。而且，各业务环节的成本以及处理时间也得到了明确，因此，业务的系统化和合理化也开始顺利进行。

　　所以，在试图改善业务的时候，与其绞尽脑汁地思考，不如将其落实到流程图上，从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起，如何？即使你只做了这一件事，也会让人觉得你是一个"有工作能力的人"。

本文摘自《超高工作效率手册》

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　　 重要的会议马上召开，你是否还在杂乱无章地收集各种信息？面对繁多的工作报表，你是否感到毫无头绪？出差即将结束，而你是否对随之而来的出差报告心存胆怯、不知从何下笔？身为会议的主持人员，你是否有过这种困惑——为什么大家讨论的内容都远远偏离我心中设想的那个主题？造成这些问题的原因只有一个，那就是——你的工作方法出错了！翻开本书，尝试用几张A4纸搞定你的全部工作吧！试着把你的工作进度、时间安排、人生规划都明确在一张A4纸上吧！读完本书，相信你也会迫不及待地抓起身边的A4纸，开始制定你眼下的工作计划与未来的人生计划！