第17节：用"一张A4纸"锻炼思考能力(4)

　　我之所以讲这些，是想强调一下如果公司内部体制错综复杂，未得到统一，可以制作一张"模块化表单"，这样一来，各部门之间互相依赖、互相扯后腿的风险也会大幅降低，而且，各部门的成本管理意识、改善意识也会得到提高。也就是说，我刚才所说的业务流程会比较稳定，而且即使有一些变化，也能够迅速应对。

　　在Yahoo!BB事业部成立的时候，由于"收费"出了问题，我深刻体会到了模块化的重要性。

　　当时，这个公司的产品推出流程为①产品说明→②宣传活动→③根据客服中心收到的客户投诉进行调整→④收费→⑤结算，此业务流程很复杂，所以，各流程之间是互不可分的。

　　即使只采取一种宣传方法，将二个月免费使用转换成三个月免费使用的过程也非常麻烦，如果采取复数个宣传，公司便处理不清楚了，这也成了客户投诉的一个原因。

　　而且，客服中心就是客服中心，不应负责处理因错误收费而发生的投诉，客服中心一旦负责协调退钱，就会连续出错。

　　"这样下去就糟糕了。事情会变得不可收拾的。"

　　我是这样认为的，于是我努力将各部门的业务模块化，明确了各部门的职能、作用。而且，我将产品说明和宣传活动说明的手册完全分开了，并在此基础上重新装订了一下，发给各部门传阅。这样一来，各种宣传活动便能够迅速进行了，即使是复数个宣传活动，公司也能够处理得非常明确了。

　　而且，我还指导客服中心将应对顾客的情况格式化，如"到了某个时候，放入DB的东西也要开始收费了"，以使其能够采取整齐划一的处理方法，而顾客打来的错误收费投诉电话也大幅减少了。最终，一系列的业务流程都稳定了下来，公司的组织体制也变得坚如磐石了。

　　如果贵公司的各部门错综复杂，犹如一团乱麻，那么你是否可以提议将各部门"模块化"，并努力明确各部门的职能、作用呢？

　　模块化表单

　　题 目 收费问题

　　（每月收费合计数据）

　　（全部输入系统中）

　　（宣传活动定义书）

　　（产品说明定义书）

本文摘自《超高工作效率手册》

---

　　 重要的会议马上召开，你是否还在杂乱无章地收集各种信息？面对繁多的工作报表，你是否感到毫无头绪？出差即将结束，而你是否对随之而来的出差报告心存胆怯、不知从何下笔？身为会议的主持人员，你是否有过这种困惑——为什么大家讨论的内容都远远偏离我心中设想的那个主题？造成这些问题的原因只有一个，那就是——你的工作方法出错了！翻开本书，尝试用几张A4纸搞定你的全部工作吧！试着把你的工作进度、时间安排、人生规划都明确在一张A4纸上吧！读完本书，相信你也会迫不及待地抓起身边的A4纸，开始制定你眼下的工作计划与未来的人生计划！