一、传说中的“四象限法则”

　　老付终于出差回来了。那是一个万里无云的下午，老付看着小强制作的精美的“价值观卡片”说：“哎哟，看得出你在这玩意儿上下了不少工夫，确实够漂亮的。”
　　“当然了，看，我的职业价值观。”小强得意地指给老付看。
　　“很好，那我们今天可以讨论传说中的‘四象限法则’了！”
　　“等等，老付，什么是‘四象限法则’？为什么是‘传说中的’？”
　　“呵呵，说它‘传说中的’，是因为我们身边十个人里有八个人都知道‘四象限法则’，但是这八个人里没有一个能完全掌握并且很好地应用这个法则。”
　　“难道我是那两个不幸者中的一个？老付，什么是‘四象限法则’啊？”
　　“没关系，虽然你知道这个法则比别人晚，但是我可以保证你可以比他们更早将这个法则应用到日常工作中。呵呵，所谓‘四象限法则’，是由著名管理学家史蒂芬·科维（Stephen R. Covey）提出的一个时间管理理论，该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。我在纸上画给你看。”
　　那么为什么80%的人在工作中都不能很好地应用这个理论呢？那是因为他们虽然有了这本‘武林秘籍’，却不知道要练此功必先打通任督二脉，所以才导致他们无功而返，甚至走火入魔。”
　　“那我的任督二脉打通了吗？”小强迫不及待地追问。
　　“早已让老朽打通了，呵呵。”老付捋着下巴上根本不存在的长胡子。
　　“所谓的‘任督二脉’，指的就是如何评估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的紧迫程度。还记得吗？在我出差的那段时间里我们一起找到了你的职业价值观，那就是你评估一件事情重要程度的标准，而紧迫程度则是任务的时间底线。80%的人之所以在应用这套理论的时候屡屡失败，就是因为他们没有很好地解决这两个问题。那我想问问你，假设你现在把一天的工作都分门别类地放到了这四个象限里，你会将自己的主要精力放在哪个象限上呢？”
　　“嗯，让我想想，如果是我的话，我会将精力放在第一象限和第三象限上，因为他们都是最迫切需要解决的事情，是要立即去办的。”小强略微思考后说。
　　“这个答案值得商榷，大部分的低效管理者都被迫选择了和你一样的答案。他们天天在处理火烧眉毛的事情，就像是救火队员一般，那边出事了，就赶紧跑过去应付；这边出事了，又立即赶回来处理。有的竟然还从这‘忙碌’中产生了一种‘成就感’，真是搞笑。这些事情是需要立即去办的没错，但你要清楚地知道，这些并不是重点。在一个错误的基础上，做再多正确的事情都是没用的。让我们来具体地分析一下四个象限吧。”
　　第一象限：重要而且紧急。举例：处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。这些事情必须马上去做，否则后果将会非常严重。但是在你立即去做的同时应该思考这样一个问题：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？
　　第二象限：重要但不紧急。举例：编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。这些事情虽然看起来不紧急，但却不能置之不理。如果你现在不重视它，它随时都会发展成重要而且紧急的事情，比如说，你已经发现了儿童牙刷这个细分市场还没有被竞争对手占领，但是你将制定针对这个市场的产品策略放在第二象限迟迟不处理，结果某一天你逛超市的时候发现，哇，竞争对手的儿童牙刷已经投放市场了。那么这个时候，制定产品策略的事情就转移到了第一象限，重要而且紧急。可见，对待这个象限的事情，即使不迫切，也要做一份时间计划表，持续推进。你可以思考这样一个问题：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限？
　　第三象限：不重要但紧急。举例：客户突然打来电话、临时召开会议等。这个象限里的精力开销是相当无奈的,但包括你在内的很多人都会被假象所迷惑，认为‘紧急’的就是‘重要’的。其实‘紧急’和‘重要’一点关系都没有。比如客户突然打来的电话，要你修改某个部分的代码，你不要立即去做，而是评估这件事相对于手头其他事情的重要程度，再做决定。在这个象限，我们应该思考这个问题：我们如何尽量减少第三象限的事务？
　　第四象限：不重要而且不紧急。举例：看无聊的电视节目、一个人闲逛等。这个象限里的事情都是用来打发时间的，仅仅当作前三个象限的调剂的话还说得过去，如果过多地沉迷于这个象限，我们的产出就会大打折扣。在这个象限，我们应该思考这个问题：我们在工作中是否有必要进入这个象限？
　　“前面是我对四个象限的介绍，那现在，小强啊，请你把这周做的所有事情写在这张白纸上。”   
　　“好的，幸亏我每天都有做记录。”小强吐吐舌头。
　　“你觉得现在可以把它们放入四个象限吗？”老付问。
　　“好像……有些困难，有点儿老虎吃天，无处下口的感觉。”
　　小强写下的清单：
临时的技术研讨会
帮助同事解决他写程序时遇到的技术难题
领导安排写一个项目说明文档
对产品进行全面的测试。
看《火影忍者》连载漫画
若干用于通知开会的电话
编写产品概要设计
通过网络收看NBA转播
安抚愤怒的客户
归档自己的所有重要文件
和领导一起去做产品推荐会
给办公室领A4打印机
已发布的产品出现严重的BUG
　　“是的，这也是几乎所有人遇到的问题，所以，我们要先对你的清单进行改造。你需要给你的清单多加上几个字段，它们分别是：重要程度、紧迫程度和优先级。具体的做法如下。
　　改造清单的方法
　　◎    先‘轻重’，给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。
　　◎    再‘缓急’，给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。
　　◎ 最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。”
　　“接下来你就可以将它们放入四个象限了。”
　　第一象限、重要而且紧急：安抚愤怒的客户、已发布的产品出现严重的
第二象限、重要但是不紧急：对产品进行全面的测试、编写产品概要设计、归档自己的所有重要文件
第三象限、不重要但是紧急：临时的技术研讨会、帮助同事解决他写程序时遇到的技术难题、领导安排写一个项目说明文档、若干用于通知开会的电话、和领导一起去做产品推荐会、给办公室领A4打印机
　　第四象限、不重要而且不紧急：看《火影忍者》连载漫画、通过网络收看NBA转播
　　
　　“OK，我们将一周的事务放入四象限以后可以很清楚地看到，你平时的工作主要集中在第三象限，这也是你平时工作忙碌但是盲目的原因。我们对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理方法，我来和你分享一下我处理这些事务的原则。
老付处理四象限事务的原则
　　第一象限：没什么好说的了，立即去做！我们工作中的主要压力就来自于第一象限，我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区，我们进入这个象限的次数越少越好。其实第一象限80%的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务，也就是说这个压力和危机，是自己强加给自己的。举个例子来说，我可能不得不花整整一天的时间去陪重要客户逛街、吃饭、娱乐，就是因为我们产品的问题给客户带来了极大的麻烦，而我必须通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。
　　第二象限：有计划去做！我们应该将时间投资于第二象限，不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表；然后我们每次投入很少的时间，就可以完成一项庞大的任务，就像储蓄一样，每天投入1元钱，好像做不了什么事，但是坚持一段时间之后，就可以做成大事。
　　第三象限：交给别人去做！我们应该清楚地认识到，第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做，如果自己就是基层的执行者怎么办呢？委婉地拒绝！举个例子来说，岳母打电话过来说想下午去逛逛街，这时候，你可以委婉地告诉她你确实想去陪她，可是今天刚好有个会议需要你主持；你可以立即联系你的老婆，让她去陪你岳母逛街，而你通过做晚饭来补偿她。这样你在上班的时间段内就可以将精力集中在重要的工作上了。
　　第四象限：尽量别去做！这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候，可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力，否则你就是在浪费生命了。举个例子来说，当你身心疲惫的时候，可以和哥们喝酒吃饭、吹牛打闹，这叫劳逸结合、压力释放，但如果你每天都这样觥筹交错，就成不务正业了。”
终于轮到小强发言了，他说：“老付，你讲得非常有道理，但是我有个问题不明白。”
　　“什么问题？说来听听。”老付问。
　　“好像这个‘四象限法’和你以前给我说的‘时段工作法’相互矛盾啊，我到底应该用哪种方法呢？”
　　“这个问题问得好，呵呵。那你告诉我，你想练九阳真经啊，还是九阴真经？想从第一层练起呢，还是直接练第九层？”
　　“嗯……其实九阴真经还是九阳真经都无所谓，只要适合我练就行，我当然想直接练第九层，可是估计还得从第一层练起。”
　　“是啊，同样的道理，时间管理方法也是一样，最重要的是适合你，其实不管是‘四象限法’还是‘时段工作法’，用得好了都可以大大提高你的工作效率。问题是，当初因为你对自己的价值观还有时间管理都了解得不深，所以才向你推荐‘时段工作法’。现在帮你打通了‘任督二脉’，你就可以开始修炼‘四象限法’了。更何况，以后还有更高级的时间管理功夫等着你去修炼，呵呵，加油吧！”
　　“哇，真是充满期待啊！老付，我还有个问题，我现在经常不由自主地将主要精力放在了第三象限和第一象限。走出第一象限的方法你刚才提到了，就是集中精力处理好第二象限的事务。那么，我该如何走出第三象限呢？”
　　“要走出第三象限，就得依靠‘猴子法则’了。”
　　“猴子法则？”
　　应用“猴子法则”走出第三象限
　　“是的，猴子法则。比尔·翁肯（Bill Oncken）曾经提出一个理论，叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然发现，自己在忙于加班的时候，下属竟然在优哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该下属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。
　　翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。
　　试想一下这样的情况：你在走廊上碰到一位同事，他说：‘我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？’于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦，你听了半个小时才弄清楚是怎么回事，而且还没法立刻给出建议，于是你说：‘这个问题很复杂，我现在没有时间和你讨论，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。’
　　让我们用猴子理论来分析一下这个过程。首先，你和同事在走廊上偶遇之前，谁的背上有猴子?显然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有这只猴子存在。接着，你开始倾听同事的讲述，这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。然后，听完同事的讲述，你表示要仔细想想再和同事讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子，而同事则变成了监督者。此后，他会不时跑来问你：‘那件事你考虑得怎么样了？’‘我们什么时候再谈谈？’……
　　我们虽然应该帮助遇到困难的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当作他们自己猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？这就是猴子法则，应用它的前提是你要明确自己的责任边界。”
　　“噢——，听起来很有意思，也很有道理哎。”小强若有所悟地说。
　　“我们来做一个练习，看看你能否顺利地甩掉自己身上的猴子。”老付说着拿出一张纸在上面写了几个问题。
　　猴子法则练习题：
　　老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。
　　下属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？
　　同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？
　　老婆问：明天下午能否和我一起逛街？
　　朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球？
　　父母问：家里的空调换了，换一个新的吧？
　　“这些问题没有标准的答案，只有答案的标准，这个标准是：甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上。”老付写完后说。
　　“这一招太强了！我经常都是猴子饲养员。现在，我来试试甩掉身上的猴子。”小强说完埋头写了起来。
　　小强的答案
老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。
你回答：好的老板，不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料？
下属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？
你回答：你有什么想法？能不能先请你做一个删减成本的计划案？
同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？
你回答：我已经让××去做了，他会直接发给你。
老婆问：明天下午能否和我一起逛街？
你回答：老婆，下个月结婚纪念日的时候我陪你逛一整天，好吗？
朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球吧？
你回答：好啊，到时候你给我打电话，有时间我一定去。
父母问：家里的空调坏了，换一个新的吧？
你回答：行啊，你们选好喜欢的品牌和款式，到时候我去买。
　　“真不敢相信，光这样纸上谈兵我都感觉到身上的压力减轻了。我想，有了这个绝招，我一定可以走出第三象限的陷阱。”小强高兴地说。
　　“你答得很不错，看来你差不多已经掌握了‘猴子法则’了，这样你一定可以走出第三象限。最后再啰唆一句：使用‘猴子法则’有两个重点：1. 明确职责，确定这只猴子不是你的；2. 注意沟通方式，明确、坚决、不生硬。”老付赞许地说。
　　“我突然又想到一个问题，如果经理们非要把他们的猴子甩给我，我怎么办呢？”小强挠着头说。
　　“那就一定要沟通清楚他对这件事的想法，还有预期的结果，不要不明不白地就接下来。”
　　“哦……这样啊，明白了！”
　　第二象限工作法
　　“明白就好，那小强，我们的下一个问题是：如何走入第二象限？第二象限工作法是四象限的核心和最终目的，此前我们已经达成了几点共识。
　　四象限法小结
　　◎    我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。
　　◎    我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。
　　◎    我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。
　　◎    我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。
　　◎    我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。
　　◎    我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。
　　‘第二象限工作法’顾名思义，就是我们要紧紧围绕第二象限开展我们的工作。关于这一点，我不想说太多了，我们还是务实一点，修炼自己在第二象限工作的能力。
　　首先，我们既然打算将自己的精力投资在第二象限，那么如何做到这一点呢？我们可以对第二象限的事务进行目标描述和任务分解。拿前面的例子来说，重要但是不紧急的事务有：
　　◎    对产品进行全面测试；
　　◎    编写产品概要设计；
　　◎    归档自己的所有重要文件。
　　接下来我们对这些事务进行任务的分解和目标的描述。
　　对第二象限的事进行目标描述和任务分解的好处如下。
◎    迫使我们将精力花在第二象限，这在一开始是非常重要的。
◎    有利于将一个项目做细，做得有计划，时刻知道你下一步该做什么，也更加有行动力。
◎    明确任务完成的标准，当达到标准的时候就可以放下你的心头大石，减轻你的压力。
◎    分成小的任务后有利于进度控制，你可以明确地知道该任务是否造成了拖延，并立即调整后面任务的时间规划 。
　　简单地讲，就是消除时间管理的三大杀手——信息不够、拖延、预期结果不明确。”
　　“时间管理的三大杀手，我赶紧写下来，我要时刻提醒自己，一定要战胜这三大杀手。”小强愤愤地说。
　　“OK，做了简单的任务分解和目标描述之后还不够，我们还需要通过一个表格来证明你确实已经将自己的精力放在了解决第二象限的事务上。小强，请你在一个月内，坚持填写这份‘四象限工作跟踪表’。”
　　“如果你能按照我的要求去做，应该在一个月之内就会发现，你每天的时间大部分都投资到了第二象限，从而完成了工作重心从第三象限到第二象限的转移，与此同时工作也将逐渐走上正轨。到那时，你应该就已经完全掌握了‘第二象限工作法’。看吧，其实不像传说中的那么难。”

本文摘自《时间管理故事书》

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　　 有的人，从忙中走向事业的成功，家庭的幸福；而另一些人，却从忙中走向碌碌无为。抛开天赋禀异的微小差别，最关键是我们如何对待时间，如何管理时间，进而管理自己的人生。
　　这本书不讲时间管理的大道理，而是通过小强和老付的交流来讲故事。让我们看到一个正能量小强是如何战胜压力，如何管理时间，如何实现成长。这本书是简单、实用的时间管理入门书。
　　这本书从系统化的视角来帮助我们重新审视管理时间，并以最快的速度帮助我们养成好习惯，战胜拖延症，掌握时间管理的技巧，从而实现高效地工作，慢节奏地享受生活。
　　这本书除了精美的实践手册外，我们还有立体化的互动学习平台，这样在互动学习中切实掌握时间管理的技巧。