秘书应具备的素质

　　秘书跟随首长的苦辣酸甜，不是人人都能适应、忍受的。作一名合格的秘书，要具备一些特殊的素质，在思想、品德、心理、办事能力、文字水平等方面有着很高的要求。

　　政治上要强

　　秘书工作岗位重要，责任重大。秘书常常涉及党的核心机密，参与一些重大问题的决策和处理。这就必须：

　　首先具有坚定的政治立场，始终坚持共产主义信念，在思想上、政治上、行动上和党保持高度一致。特别要能经得起风浪，在重大原则问题上不犯错误。那种一有风吹草动就杀回马枪的人是不能做秘书的。

　　其次要有深厚的马列主义、毛泽东思想理论基础和较高的政策水平。会用马列主义的立场、观点和方法观察、认识和解决实际问题，理解和掌握党的路线、方针、政策，并善于在实际工作中贯彻执行。

　　再次，要有较强的事业心和责任感。时刻把党和人民的利益放在第一位；从高从严要求自己，热爱本职工作，兢兢业业尽职尽责，不畏苦累，不计得失，不逐名利。

　　业务上要精

　　秘书直接为首长服务，不仅事关重大，而且事务繁杂，标准高要求严。上至辅助领导决策，下至衣食住行都要管。秘书人员必须文武兼备，粗细结合，大事干得好，小事干得巧。

　　首先，要有精明能干的办事能力。头脑敏捷，办事利落，高效率的处理文电；适时安排有关活动；主动收集、分析、综合情况；善于代表领导出面，传达意见，安排工作，处理事务。妥善地把收发、打电话、接待来访等事宜有条不紊地办好，甚至对领导的生活问题也要细致周到地予以安排。

　　其次，要有出色的写作能力。熟悉机关应用文体的基本知识，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，文风质朴简练，语言流畅生动，表达准确得体。

　　再次，要有丰富的科学文化知识和一定的技能。了解社会科学、自然科学的最新研究成果，知晓古今中外政治、经济、天文、地理、历史和文化艺术等等的一般状况，熟悉本单位的专业技术和各部门的业务工作，尽快掌握微机、传真等现代化办公设备的使用方法，必要时还应学会摄影、摄像、驾驶以至防身术等技能。

　　作风上要硬

　　秘书人员的作风，关系到为首长服务的质量问题，也是本单位总体形象的组成部分。秘书人员的作风养成是多方面的，归纳起来有以下几点：

　　一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，不等不靠，说干就干，讲究时间和效率。

　　二是深入实际，联系群众。切实搞好调查研究，掌握真实情况，不摆架子，不走形式，宽以待人，团结同志。

　　三是周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安排周详。不急躁不偏激，不自作主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措，不手忙脚乱。

　　修养上要好

　　秘书人员的思想品德修养极为重要，它是合格秘书的基本素质之一。一个人的修养是其心理素质的表现。因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。

　　一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲就会用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所惑，无名欲就会成名不享誉。虽然淡泊却应有志有为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。

　　二是沉稳而不失果断。深沉善思，耐心稳健，决不草率行事、感情用事，有较强的自控能力。坚定果断，敢做敢为，决不优柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。

　　三是自信而不失谦和。自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺，是生活的强者。为人亲切，满腔热情，说话和气，乐于助人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。

　　四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做无得意忘形。表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷的情绪。

　　秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次、多侧面的。在实际生活中人们从切身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述。从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的风格，担过让功的风格，宽容大度的风格，民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的风格。从性格角度出发，秘书应表现为果断、自强、沉着和宽让。从风度角度出发，秘书应表现为聪慧、爽快、谦虚、庄重、热情、自信、朴实和幽默的气质。从品德角度出发，秘书应做到：有权不擅权，管人不整人，无私心自安；能忍辱负重，委曲求全，顾全大局；对同志热心、关心、诚心，对问题看得准、摸得清、敢承担责任；不信流言蜚语，不拨弄是非，更不“仗势欺人”。

　　恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么，而且表现在他怎样做。”秘书人员理想的素质是理智与情感、内向与外向、独立与服从等各种心理因素的巧妙结合。作为秘书，要在长期的实践中陶冶和磨练自己，使之成为合格的秘书人才。

　　在领导者的心目中秘书怎样才算合格，国内外不少专家、学者提出了许多测评的题目和方法，现稍加整理，以供参考。（文中“你”指领导者）

　　1．秘书知道你的职责范围和全部活动吗？是否了解你的目标和意向？

　　2．假如你离开机关3~4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？

　　3．他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？

　　4．如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？

　　5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？

　　6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？

　　7．他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？

　　8．他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？

　　9．他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？

　　10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样继续工作？

　　11．他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？

　　12.他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提请你注意那些与本单位及与你个人事务有关的出版物？

　　13．他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得、或不能获得的？

　　14．他是否有个人进修计划？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、或者你的行业？

　　15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并像你一样把它准确地告诉别人？

　　16．他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？

　　17．他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人负责地完成？

　　18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？

　　19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或同事安排好庆祝活动？

　　20．在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等？

　　愿我们所有的秘书，都能够通过努力，达到这20条标准。

　　

本文摘自《参谋助手论》

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　　本书处理机关工作领域和秘书学领域的最基本课题。作者拥有十年部队机关的工作经验，并且长期奋斗在秘书学教学第一线。书中内容多出于切身感受，贴近生活实际，便于具体操作，而非深奥的理论论述和抽象概括。
　　书中内容以部队军政机关为背景，选取了秘书工作中的27个侧面，涉及协助首长决策、否定首长错误意见、向首长传递假话、处理首长间矛盾、安排会议坐席次序、撰写会议讲话稿等情境，以“原则是什么”、“最好如何处理”、“应注意的问题”为写作纲领，着重技术性知识的传授，并使其上升到艺术的高度。
　　由于务实的写作态度和以技巧为核心的内容特色，本书不仅对部队、政府机关、国企等体制内工作人员具有指导和参考价值，秘书必需的核心能力——观察力、沟通力、执行力，也是现代企业商务人士必备的基本技能，因此本书同样适用于私企、外企员工。