会计凭证的保管

　　会计凭证的保管指的是会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案资料。本企业以及有关部门、单位，可能因各种需要查阅会计凭证，特别是企业发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时，会计凭证是作为依法处理的有效证据。因此，任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按照规定的归档制度形成会计档案资料，妥善保管，防止丢失，不得任意销毁，以便于日后随时查阅。

　　对于会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要的要求有：

　　（1）首先是会计凭证应当定期装订成册，防止散失。具体方法如上所述，不再重复。另外要求装订成册的会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。

　　（2）各种经济合同、存出保证金收据等重要原始凭证时，应当另外编制目录，单独进行登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期以及编号。

　　（3）会计凭证是不能外借的，其他单位如果因特殊原因需要借用会计凭证时，须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件时，应当在专设的登记薄上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。查阅或者复制会计凭证的人员，不得在会计凭证上图画、拆封和抽换。

　　（4）如果从外部单位取得的原始凭证丢失，应当由经办人员取得外部单位有效的证明文件，加盖公章，证明文件中应当注明原丢失的原始凭证的编号、内容和金额等，然后需要由本单位的负责人同意后才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应当由当事人写明详细的情况，由经办单位会计机构人员负责人，会计主管人员和单位负责人批准后，可代作原始凭证。

　　（5）每年装订完成的会计凭证，在年度终了后，可暂时由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构进行统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。

　　（6）移交本单位档案机构保管的会计凭证，原则上应当保持原卷册的封装，也就是说保持原封不动的。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　（7）会计凭证的保管期限。按照目前实施的《会计档案管理办法》规定，原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证的保管期限是15年，银行对账单、银行存款余额调节表的保管期限为5年。

　　（8）会计凭证的销毁。保管期满后的会计凭证，可按照规定程序进行销毁，但是保管期满而有未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完成时为止。

　　实例4.2：

　　采购部小王需要借用购买空调的发票去提货，应当在财务部借用原始凭证的登记薄上登记，并经相关的负责人签字同意后，方可借走，如果复印件可以的话最好提供复印件，并在复印件上注明，此复印件仅用于办理提货，重复复印无效。

　　

本文摘自《外行学会计从入门到精通》

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　　 本书全面的讲述了会计从入门到提高的基础知识。全书共9章其中包括“会计新手入门”，“从理论+案例理解会计”，“为手把手教你建账”，“做事就要留有凭证”，“会计账簿很重要”，“报表是公司的财务灵魂”，“纳税申报这样做”，“会计循环”，“会计电算化”等内容。本书基本按照从入门开始学习，一步一步，由浅入深的先后顺序，全面、系统的介绍了会计学习的基础知识和实践经验；再加上每一章节基本都是按照“理论+实战”的模式来进行讲述，读者学习起来通俗易懂，非常适合新手入门学习。
　　本书不仅适合没有会计基础的新手入门的读者，也同样适合已经在会计岗位，在平时的实际工作中可以作为参考读物的读者。