第8节:用"一张A4纸"充实你的职业生涯(3)

2014-07-23 13:40:03



  而且,如果这一天后辈和同事也有安排,无法脱身的话,该怎么办呢?这方面的协调非常麻烦,而且这样做会导致日程安排乱成一片。

  因此,即使是从预防这种情况发生的意义上来说,我也希望大家能够与单位的同事、项目成员们开每周例行会议,互相报告、确认一下下周的日程安排。而且,我们还要根据对方的日程安排调整自己的日程。这样一来,彼此的业务便可顺利进行了。

  不仅如此。如果能跟摄影师沟通一下,对"这周末无论如何也要使用某某照片,所以能不能将摄影日程安排到这周的中间呢"一事进行确认,也能够起到防止自己的业务延迟的作用。

  而且,如果事先知道"他下周有一件无法推辞的重要事情,所以那天就不要委托他做其他事情了"这一情况,至少可以留意一下。

  这一点对对方来说也是一样。有的时候,可能需要你去帮忙做一件事情,这样一来,对对方也是一种帮助。这对双方都有利。

  关于每周例行会议的召开日期和时间,我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成,周五上午你一定会担心这件事,对于例行会议,就会变得心不在焉。傍晚也是如此,如果傍晚时分必须做好周末上班的准备,或是调整下周的日程,也可能对例行会议心不在焉。

  在这里,重要的是建立一种体制,即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议,并互相了解一下对方的日程安排,必要的时候,能够互相帮助。只要能做到这一点,你的一张A4纸"日程管理表单"就会如虎添翼,会变得更加完美。

  时间损耗划分表单

  从一张A4纸看出时间损耗

  人或多或少都会有口头禅,如果是由于过度使用电脑而肩酸、腰痛的人,口头禅会是"累了"、"好疲惫";如果是器量狭小的人,口头禅会是"好担心啊"、"好不安啊"、"不会有事吧"等等。说到商务人士用的最多的口头禅,应该会是"太忙了"、"好难"吧。

  某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着"太忙了""好难",总是把这种牢骚挂在嘴边。



本文摘自《超高工作效率手册》


   重要的会议马上召开,你是否还在杂乱无章地收集各种信息?面对繁多的工作报表,你是否感到毫无头绪?出差即将结束,而你是否对随之而来的出差报告心存胆怯、不知从何下笔?身为会议的主持人员,你是否有过这种困惑——为什么大家讨论的内容都远远偏离我心中设想的那个主题?造成这些问题的原因只有一个,那就是——你的工作方法出错了!翻开本书,尝试用几张A4纸搞定你的全部工作吧!试着把你的工作进度、时间安排、人生规划都明确在一张A4纸上吧!读完本书,相信你也会迫不及待地抓起身边的A4纸,开始制定你眼下的工作计划与未来的人生计划!

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