第26节:时间管理(7)

2014-03-21 09:52:18



  接后:日历--帮你记录约见、未来活动

  接后:每月的一摞"每日安排表"

  ○第1页为:月目标、周计划

  ○从第2页起:每天一页"每日安排表"--帮你记录、计划当天的约见、活动、当天到期的别人的承诺和为兑现你对别人的承诺应做的事

  ○最后一页:月度"成绩总结表"--帮你回顾、反思

  接后:重要联络信息

  接后:重要任务沟通记录

  接后:其他你认为重要的信息记录(如重要的纪念日、重要的卡号等)

  ●运用时间管理工具的好处

  ■工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担。

  ■帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标。

  ●怎样应对打扰

  ■打扰的来源(5P):

  ◆People (人):同事、上级。永远不要把客户当成是打扰,而是机会!

  ◆Phone (电话)。

  ◆Paper (公文):信件、与自己无关的E-mail、文件、没用的名片等。

  ◆Personal (自我打扰):开小差、与别人聊天、打私人电话等。

  ◆Peripheral vision (视力所及的环境干扰):乱贴的小黄笺、太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物。

  ■应对打扰的方式:

  ◆拒绝:不要有求必应,而要学会善意的拒绝。

  ◆推迟:帮助对方认清主次,适当推迟。

  ◆减少:为对方限时。

  ◆阻止:规定不受打扰的时间和情况。

  要想避免打扰且不得罪别人,你就必须实践高效能人士的习惯4、5、6,从而让你的"情感账户"充实圆满!

  ■怎样应对"人"的打扰:

  ◆"谁"经常打扰?

  同他们沟通,说明自己的工作方式。

  同他们一起探讨如何做好时间管理。

  ◆经常因为"何事"打扰?

  如果无书面说明,制作出来,简明易懂。

  再因此受到打扰,先让对方自己阅读说明,不明白再来找你。

  ■怎样应对"电话"打扰:

  ◆尽量设置留言电话。

  ◆不要一有电话就接,每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。

  ◆可以留出一段时间回复电话。

  ■怎样应对"公文"打扰:

  ◆公文的分类:

  活动性公文:需要你采取应对行动的公文。

  信息性公文:已处理完需要存档的公文。

  ◆电子邮件应按事务四分类的优先顺序处理。

  ◆办公桌上只留活动性公文,给信息性公文找个"家"--存档。

  ◆存档的原则:

  一般需要存档的文件是公司所有文件的10%。

  根据公司要求该存档的存档。

  无章可循的分批归档:过一段时间(一般为一个月)决定是否需存档。

  能用电子版存档,就不要用纸文档。

  需要经常用的文件,最好有纸文档。

  对存档的文件可注明销毁日期。

  ■怎样应对"自我"打扰:

  ◆增强时间观念,应用时间管理方法管理好自己的时间。

  ◆当然,适当的"自我"打扰也是休息的一种方式,但千万不要因此而打扰了别人。

  ■怎样应对"周围环境"的打扰:

  ◆改善时间管理的第一项切实工作--整理你的办公桌!

  活动性公文是否放在"来件篮"和"发件篮"中?

  电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄笺纸(即时贴)吗?



本文摘自《培训经典》


   本书介绍了职场人士提升职业化素质必需的10个经典培训,内容包括职业生涯规划、压力管理、时间管理、变革中的自我管理、人际关系的建立与维护、商务讲演、会议主持与参与技巧、服务意识与技能、问题分析与解决和高效团队协作。它们是在全球500强企业里备受推崇的“个人效能”课程的核心内容,是历经实践检验且行之有效的个人素质提升之道。本书必将对广大职场人士实现业绩、达成职业发展目标产生积极有效的影响,是不可多得的个人效能提升实用手册。

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