第7章 日程安排的作用(2)

　　规划通常最适合在早晨起床时或晚上睡觉之前进行。通常情况下，人们在早晨都会比较清醒，在这个时候进行规划可以帮助你一天都保持劲头十足。因为当你对自己的任务比较清晰的时候，就可以很快地把所有的任务一件件完成。而且把所有任务的次序安排清楚之后，你通常就不会被意外发生的事情打断。

　　在晚上进行规划也有一定的优势。因为这个时候你会对自己当天所遗留下来的任务比较清楚，因此你也就可以更加有选择性地安排第二天的工作。而且当你一天的工作安排停当之后，你就不会再浪费时间去考虑自己到底哪些事情该做，哪些事情不该做了。晚上进行规划的另一个优势就在于：你的潜意识会在夜间不断工作，并可以为你第二天的工作想出很多不错的方案，甚至可以为你所面临的问题找到更好的解决办法，这样当你第二天到达办公室的时候，你的精神状态就会达到最佳。

　　由于早晨规划和晚上规划都有各自的优势，所以我建议你不妨尝试在每天的早晨和晚上都进行规划。

　　你有那么多时间吗？我的几位客户曾经尝试过详细地记录自己每个星期的活动。他们都非常认真，而且比大多数人都更关心自己的时间分配和规划。他们意识到了规划时间的重要性，而且决心投入足够的时间来进行规划。过了一段时间之后，他们发现自己每周规划所占用的时间总共也没有超过四个小时。这件事情说明，规划其实并不会占用太多的时间——平均每天不到一个小时——但它所带来的结果却是很明显的：在任何一天当中，你在A级活动上投入的时间越多，在其他琐碎的事务上浪费的时间就越少。从这个角度来说，规划可以帮助一个人把自己的精力集中到那些最重要的活动上。

　　我所认识的很多执行官都养成了这么一个习惯：在完成第二天的工作规划之前，他们绝不会离开自己的办公室。还有的人喜欢在第二天上班的时候早到15分钟，以便在这段时间里对自己的计划进行修改。（当然，每天都会有一些意外的事情来打断我们的安排，每当出现这种情况的时候，我们就需要被迫调整自己的计划。）

　　我基本上会在每天早晨进行规划。虽然我很详细地列出所有的工作，可我每个星期在规划上面所花费的时间最多也没有超过三个半小时。我早晨五点钟起床，当时其他人还在睡觉，于是我就把这段一天当中最安静的时间用来做最重要的事情，规划。

　　每天早晨，在进行当天工作规划的时候，我总是会首先重温一下自己的人生目标，并根据该目标来确定我当天的A级活动内容。完成规划之后，我会把早餐前的时间用来完成A级活动——比如说我曾经把完成本书列为自己的A级活动，结果本书的大部分内容都是我在家人们起床之前的时间里完成的。

　　除了每天的时间规划之外，我还建议你利用每个星期五下午的时间来对本周的活动进行回顾，并大致规划好下个星期的活动。然后你可以利用星期一早晨的时间来修改自己的计划，并立即开始进行本周的A级活动。

　　如何为A级活动挤出时间

　　我所强调的最主要的规划工具之一就是：日程安排。但这里的日程安排并不是简单地为那些你必须完成的活动排定时间：比如说什么时候参加会议，什么时候赴约，什么时候完成某项工作等等。我在本书当中强调的日程安排是为了给那些真正重要的活动排出时间。

　　在制定一周日程安排的时候，一定要注意为你的A级活动安排出足够的时间。每个星期都要为自己安排出固定的时间段（比如说星期二和星期四的上午）来完成那些大型的项目。即便当天有很多琐碎的事情需要处理，你还是要尽量保证自己会有足够的时间来处理A级活动。

　　要想找出更多的时间来处理A级活动，你可以每天列出一个固定的时间段，在这段时间里，坚决不要理会那些C级活动。这个时间段不一定要很长，比如说，刚开始的时候，你可以每天为自己抽出15分钟的时间专门处理A级活动。等慢慢适应了“要事第一”的时间安排之后，你就可以逐渐延长A级活动时间段。

　　你可以横向来安排A级活动的时间，比如说从星期一到星期五每天上午9点半到10点半的这段时间。或者你也可以纵向安排A级活动时间，比如说你可以把时间安排在每个星期三下午两点到四点。

　　我认识这样一位先生，他的妻子喜欢参加各种各样的社交活动，可他却非常希望自己每个星期能够有一段时间跟妻子单独在一起，为了做到这一点，他打开妻子的日历，在每个星期二的晚上注明“有安排”。通过这种方式，他成功地为自己的A级活动（跟妻子单独在一起）找到了时间。

本文摘自《美国前总统克林顿在回忆录《我的生活》中深情推荐此书》

---

　　 《如何掌控自己的时间和生活》告诫人们，一定要记住，这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧，就像驾驶一样，有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。
该书所倡导的时间管理系统系统已经成为不少当今世界著名企业采用，如A.T.& T.、美国银行、IBM、标准石油；一些繁忙的知名人士也把本书看作是安排生活的指导，如歌星尼尔？迪亚蒙德、女权主义者、作家格劳里亚？斯坦纳姆、设计师米尔顿？格拉塞尔等；此外，还有成千上万名执行官、专职业人士、学生等，他们都有一个共同的特征，已经成功，或者正在追求成功。