再造——通往变革之路4

福特汽车公司新的应付账款流程一看便知，跟原先的流程大相径庭，迥然不同。主要是由于新的流程完全取消了发票，办理应付账款的办事人员也就不再需要把购货订单、收货凭证同发票进行核对。结果表明，情况大不相同。现在，福特汽车公司雇用办理向卖方付款等事项的人员的人数不再是500名,而仅仅是125名。

福特汽车公司新的采购流程是： 采购部门的一名采购员向供应商发出购货订单，与此同时，将订单上的有关内容输入联机数据库。供应商跟以往一样，将货物发往买方的收货点。货物运到后，收货点的工作人员通过电脑终端机进行核对，看看已经运到的货物同数据库中贮存的已经发出的购货订单的内容记录两者是否相符。只有两种可能性： 相符或不相符。如果相符，收货点的工作人员接收这批货物，并按电脑终端的键，告诉数据库，这批货物已经运到。数据库现在已记下收到这批货物，而且，电脑会自动地签发一张支票并在适当时候把它发往供应商。另一方面，如果这批货物同数据库中已经发出的购货订单的内容记录不相符，那么，收货点的工作人员拒绝在运货单上签收，让它退还给供应商。

福特汽车公司这次再造的基本概念是简单明了的。审定支付货款一事，以往由应付账款部门负责，现在改在收货点上办理。这项工作的原有流程有着迷宫般的复杂性，如： 查找材料，暂缓执行，记入备忘录，等等，足以使500名办事人员或多或少地为此忙忙碌碌。新的流程却不是这样。实际上，新的流程实施后，整个应付账款部门就几乎没有继续存在的必要。在福特汽车公司的某些部门，例如，在发动机部，办理应付账款的人员减少到只有过去的5％。原有的人员中只有极少数人留下来，继续做应付账款方面的工作，处理出现的特殊情况。

福特汽车公司的采购流程经过再造后，打破了原先所运用的那些僵硬的规定。各行各业各个企业在运作中都有自己的一些根深蒂固的规定，不论这些规定是否用文字写出来。

福特汽车公司应付账款部门的一项规定是，只有收到了发票才能付款。尽管这条规定难得明确表达出来，但它已成为一种框架，原先的采购流程就是遵循这种框架形成的。福特汽车公司的管理层在着手调整采购流程时，曾认真地提出问题： 是否仍想按照这条规定办事?答案是否定的。破除这项规定的办法就是取消发票。于是，福特汽车公司不再实行“发票收到后才能付款”，改为实行新的规定——“货物收到后才能付款”。仅仅改一个词，就为企业的一项重大的变革奠定了基础。在福特汽车公司原有的规定中，作这种一词改变的，另外还有几起。它们至今仍在发挥类似的作用。

例如，福特汽车公司在其下属卡车制造厂之一实行了更加新的规定，取代“收到货物后才能付款”而实行“货物使用后才能付款”。该公司对它的一家刹车供应厂商实际上说了这样的话： “本公司喜欢使用贵公司供应的刹车，并将继续用它装配在本公司制造的卡车上。不过，刹车在装配到卡车之前是属于贵公司的，而不是本公司的。刹车只有在我方使用之后，才是属于我方的，我方才能支付刹车的货款。我方制造的每一辆卡车在装配了贵公司供应的刹车，离开装配线以后，我方定会通过支票将刹车的货款付给贵公司。”这一变革使福特汽车公司的采购和收货流程进一步得到简化。(此外，这一变革还使该公司得到其他的好处，即从减少刹车的库存到改善现金支出等等好处。)

采购刹车的新流程还摧毁了福特汽车公司的另一条规定——公司要始终保持货源的多源化。至少就卡车的刹车而言，新的规定是：“我们将拥有单一的货源，同刹车的这位供应商紧密合作。”

也许有人会感到奇怪： 既然从实际效果来看，现在的做法等于刹车的供应厂商给福特汽车公司的刹车库存提供资助，那么，该供应厂商为什么会同意这一改变呢?该厂商从新的安排中究竟能得到什么好处呢？

第一，该供应厂商现在得到了承包福特汽车公司下属该厂所需刹车的全部供应业务，而不再只是其中一部分刹车的供应业务。第二，该供应厂商由于现在独自了解到福特汽车公司通过电脑操作的制造卡车的时间表，有关福特汽车公司所需卡车刹车数量，就不再需要像从前那样，依靠自己的销售部门提供不那么可靠的预测资料。该供应厂商从而也能得以改进制造刹车的时间表，减少自己的刹车库存量。

福特汽车公司对采购工作的流程进行再造这一事实，具体地表明了真正的再造工作还有一个特征，也就是说，要是没有现代的信息技术，福特汽车公司就不可能作出上述变革。这跟国际商用机器信用公司的再造有异曲同工之处。这两家公司的新的流程不只是老的流程加上新方法。它们是全新的流程。如果没?今天的信息技术，这?新流程就不可能出现。

例如，在对采购流程进行再造时，要是没有有关购货订单的联机数据库，那么，在采购的货物运到福特汽车公司的收货点后，点上的工作人员就不可能核定是否要向供应商支付货款。要是没有数据库，收货点上的工作人员会跟以往那样，不了解福特汽车公司向外单位订货的实际情况。当货物运到后，收货点上的工作人员的唯一选择是，跟以往那样，认为这批货是订了的，进行验收，而把收货凭证、购货订单和发票三者是否相符的核对工作留给应付账款部门去做。从理论上说，采购部门可以将每一份购货订单的复印件发送给本公司的每一个收货点，收货点上的工作人员能够将每一批运到的货物同购货订单进行核对，可是，事实表明，由于显而易见的原因，这样一种以书面凭证传递为基础的制度是不切实际的。现代信息技术已经使福特汽车公司有可能建立起崭新的运作方式。同样，现代信息技术也已经使IBM雇用的通才有可能掌握以前只有专门人员才能掌握的信息。

我们说，信息技术在再造中起了必不可少的推动作用。没有信息技术，就不可能对业务流程进行再造。我们还将在第五章对此论述。

本文摘自《企业再造》

---

　　 本书是美国近年出版的一本关于企业管理的畅销书。西方发达国家现行的企业制度、组织结构和管理是开始于两百年前的工业社会发展的产物，它强调劳动的专业分工和管理的层级制。随着科技的发展，人类进入信息社会，过去的管理方法已不再适用。